打通“采购订单跟踪-来料检验登记”两大关键节点的信息对接

业务场景：

在某产品定制生产企业中，定制物料来料检验出现以下问题：

1. 信息数据停留纸面，无法做数据收集与分析，无法统计准交率

1. 来料信息数据断层，导致无法排产；

1. 账物不相符，且无法追溯；

1. 信息流通周期长。

应用价值：

1. 采购订单能动态跟进并实时预警，提高采购跟进工作质量；

1. 采购订单信息与来料信息实时匹配，缩短信息流通周期；

1. 采购订单及来料信息可追溯，追责；

1. 实现数据信息规范化，便于后期数据分析应用。

解决思路一：

以“智能表格+智能表单”为工具载体，利用函数（if、sumif、index等）进行数据连接。

智能表格作为信息数据载体：采购订单基础信息录入、整体状态实时更新、采购订单状态共享等；

智能表单作为来料检验信息录入端口：来料检验录入（合格/不合格），来料明细来源等。

解决思路二：

待续，将使用多维表。

解决方案

方案有四个应用工具组成：

《采购订单汇总管理表》：信息汇总与呈现

《物料采购周期表》：基础数据

表单《采购来料检验登记表》：来料检验录入端口

表格《采购来料检验登记表》：来料检验录入明细

工作表《采购订单汇总管理表》，包含以下信息：

其中黄底色为公式设置。

订单预警信息

• 采购状态

a.分开正常、异常、准交、逾期交付四个状态，可进行采购订单跟进预警及后期采购准交率统计；

b.使用IFERROR+多重IF+AND函数：=IFERROR(IF(AND(O3="",N3<$J$1),"异常",IF(AND(O3="",N3>=$J$1),"正常",IF(N3>=O3,"准交","逾期交付"))),"")

• 剩余交付天数

1. 可直观量化订单交付进度，公司可明确要求跟进要求，如剩余交付天数2天，必须与供应商落实交付情况，是否逾期；

1. 使用IFERROR+IF+OR函数：=IFERROR(IF(OR(C3="正常",C3="异常"),N3-$J$1,"已交付"),"")

• 来料异常预警

a.预警内容：来料数量异常，避免数据录入错误

b.使用IF、OR函数：=IF(OR(Q3<0,P3<0),"异常","")

2.采购订单基本信息

• 下单日期

• 采购订单号

• 物料编号

• 物料名称

• 规格尺寸

• 颜色

• 计量单位

• 备注

• 供应商

• 采购数量

可手动填写或从ERP系统导出后导入

• 计划交期（可从ERP中导入/手动填写/根据既定采购周期进行公式计算）

公式：=IFERROR(B3+VLOOKUP(F3,物料采购周期表!B:I,8,0),"")

3.交付信息

• 实际交期

a.可查询最新的实际采购交期；

b.使用if+lookup函数：=IF(AND(P3=M3,P3>0),LOOKUP(1,0/(采购来料检验登记表!F:F=E3)*(采购来料检验登记表!G:G=F3),采购来料检验登记表!A:A),"")

注：“采购来料检验登记表”来自联合使用的表单《采购来料检验登记表》，后文说明

lookup函数默认目标列升序，自动提取最后出现的数据。

• 实际交付数量

a.使用sumifs函数：=SUMIFS(采购来料检验登记表!P:P,采购来料检验登记表!F:F,采购订单汇总管理表!E3,采购来料检验登记表!G:G,采购订单汇总管理表!F3,采购来料检验登记表!N:N,"合格")

• 未交数量

a.数据查询使用

b.使用IFERROR、IF函数：=IFERROR(IF(OR(C3="正常",C3="异常"),M3-P3,"已交付"),"")

二、工作表《物料采购周期表》，以下信息直接手动录入即可

主要供“计划交期”自动计算使用

三、关联表单《采购来料检验登记表》

可直接查看

题目一：来料对应采购订单信息选择

直接关联《采购订单汇总管理表》中的采购订单信息，具体关联哪些数据，根据实际 需求选择

题目二：来料合格情况

• 合格情况将作为“实际交付数量”条件求和的条件之一

• “不合格”情况下，需填写不合格原因，可供后续供应商来料质量分析使用。

题目三：来料数据录入

• “实际交付数量”的数据来源

• 如来料部分合格，部分不合格，需分来两次填写

题目四：物料图片上传

• 可用可不用，主要作用是后续物料追溯使用

工作表《采购来料检验登记表》

表单《采购来料检验登记表》关联形成的明细

• 作用1：工作表《采购订单汇总管理表》数据信息来源；

• 作用2：可做物料异常或来料异常的追溯追责。

期待与各位老师的进一步交流沟通。