用结构化思维模式规划工作总结的结构（之二）

（二）按目标拆分具体的结构

下面，我们就本着“以终为始”的原则，以让自己明年比今年好上一点点的预期为目标，按结构化的思维模式，开始规划今年年终工作总结的文章结构吧。

1.针对“工作总结”主题的分层拆分

拆分主题的目的：化整为零。将抽象的主题在分层的过程中具体化、清晰化。

（1）第一层拆分（破题）

因为，“工作总结”这篇文章主题的写作目的：我们确定为明年要比今年好一点点（即：行文的终极目标）。那么，第一层拆分就要落实到如何才能让明年比今年好上一点的问题上。而“好一点”又不能空口无凭，于是我们想到，可以用次年的工作计划锁定需要进步的内容和程度，并以此确定文章的终级内容，如“规划未来”。

在规划未来的过程中，我们又能用什么与当下进行对比，从而锁定进步的那一点点呢？于是，我们就需要研究如何保持过去的优点不丢失，同时还要避免过去工作中的不足和问题不虫现。即：对经验和教训的“总结”。以便将其落实到次年规划的细节之中。

然而，能为总结工作提供具体素材的，却是每年曾经的那些具体工作。也就是说，要想做好总结研究，就需要从“回顾过去”的具体工作开始（即：行文的起步始点）。

于是，针对总结文章拆分的第一层结构就通过“以终为始”的顺序，规划出三个具体的内容：回顾过去、总结、和规划未来。它们之间的正向逻辑关系是：

• 回顾过去的目的：是为了在回顾中进行总结。从中找到可延续的经验，以及需要避免的教训；

• 总结的目的：在于为制订明年的计划提供可操作性的内容，以便将经验和教训用规则、流程和方法等形式，落实到计划的细节之中。

• 计划的目的：通过具体的可操作性指标与今年的情况进行对比、评价，以确定是否进步了一点点。

周而复始，年年坚持，必有成果。

然而，这三个拆分的内容看上去并为达到可操作程度，仍属于概念层面的内容。如：回顾什么，总结什么，计划什么……（都不具体）。

那么，根据结构化思维模式的原则就需要继续向下拆分（直至拆分到可操作层为止）。我们就从“回顾过去”这一分支继续向下拆分吧：

（2）第二层拆分（深入）

因为，针对子主题“回顾过去”的目的（所谓的“终”），是为了从过去的工作中总结经验和教训。所以，就需要回顾一年来到底做过哪些工作。于是，文章结构的这部分拆分就可以从罗列各项工作的名称开始，如：“工作1”、“工作2”、“工作3”……，等等。

在结构的拆分过程中，仍应当按结构化思维的拆分原则：“相互独立至穷尽为止”进行。需要注意以下两点：

一是，在拆分一年来各项工作内容时，要避免将两项看似很小，或相近的工作掺和在一起说（只要二者存在着差异）。如果掺和，就可能将简单问题复杂化，模糊化，无形中将会增加从中查看问题的负担，或者增加内容阅读的麻烦程度。这属于细化工作的能力问题，也是拆分要求达到“相互独立”的作用。

二是，一些看似不起眼的小工作（甚至可能就是自己随手即可完成的工作），常常就会在罗列各项工作任务的名称时被忽略，形成遗漏。即：未显示在“回顾过去”主题之下。殊不知，这个不起眼的工作中就可能蕴藏着某个可以传承的经验，或某项需要避免的教训。如果这些内容被遗漏，在“总结”分支中就可能缺失相关内容的总结。这样，不论是对自己还是团队的其他人，相关经验将可能被遗忘，教训还可能虫犯。这就是拆分到穷尽为止的作用。

以上，我们完成了对“回顾过去”分支的细化拆分。但仔细查看一下，虽然罗列了一年来各项工作的名称，且达到了相互独立至穷尽的要求，但是，对经验和教训的总结过程，仍然会感到无从下手。于是判定这一组工作名称还只是停留在一个“虚”的概念层。根据结构化思维模式的拆分原则，同时为了能给总结工作提供实际的内容，则需要继续向下拆分。

（3）第三层拆分（细化）

下面，我们就以其中一项工作为例（如：“工作1”），继续按结构化思维原则进行拆分：

因为，罗列每项工作名称的目的，在于从工作中发现问题，并以此提取总结经验和教训的素材。那么，什么样的素材最容易被总结过程所用呢？我们的思考是：以年初的计划为基础，对比年底的成果状态，从差异中就可以相对容易地发现问题。于是，以明确一年来工作差异，以及配合“总结”分支内容的研究写作提供素材为目标的第三层文稿结构便清晰了。它包括三个子内容：

年初的工作计划，年底的工作成果，以及计划与成果的差异。

这三个子内容间的逻辑关系是：按年初计划对比年底的成果，从中显示计划与执行过程的差异。

其中：正差异呈现的信息，将作为构成总结那些可继承性经验的素材，而负差异则可能成为总结教训用的基本素材。

然而，差异本身又是一类描述性的内容，属于概念性的层面。怎么才能将其落实到可操作层呢。这里的关键就在于“计划”这一环节（不能虚）。于是，我们还需要进一步对“计划”的内容细化（拆分），形成文章的第四层结构。

（4）第四层拆分（可操作层）

我们发现，有人会制订计划有人却不会。有些人做计划时总想贪大求全（虚头巴脑，有试图抱个金娃娃的状态），也有的谨小慎微（总是藏着掖着点什么不明说的那种）。两者均不能达到管理对计划的真正要求。那么，制订计划的目的到底是为什么呢？只要明确了它的目标，就不难分解计划的写作结构了。

其实，制订计划的初始目的，就是希望通过计划与成果内容的对比，查看具体的执行情况。如果按计划执行后，到年底发现验收时无法对比，或说不清楚时，这个计划就没有什么意义，或属于无效的计划了。

由此可以确定：制订计划的目的，在于执行成果的评价及验收。于是，一个好的、可操作的计划，就一定是可以被评价、可以通过检验的。否则，将可能出现扯皮现象。

那么，什么样的计划才能实现可评价、可验收呢（或称具有可操作性）？就让我们继续对“计划”的内容向下拆分吧：

根据计划的可评价原则，计划内容的拆分一般又包括两项子内容：

一是，可以量化的指标，一定量化处理。以方便定量查看差异状态，辅助量化分析。

二是，不能量化的指标，可以通过条款化的形式罗列（包括流程化），以方便核查工作中按条目匹配。

至此，针对计划、成果与差异一层的内容，从拆分的角度看已经达到了可操作层面。于是，总结文稿中“回顾过去”这一分支的拆分细化工作，也就可以告一段落，没有必要再继续向下拆分了！

总之，会做计划与不会做计划之人的差别，关键在于计划在实施的过程中是否达到了可操作层面（即：可评价，能验收）。

再深入一个层面看，就是当年的计划将为下一年的总结提供可评价的依据。周而复始，循环往复而形成总结与计划工作的可操作性闭环。

完成了总结文章中“回顾过去”分支的拆分后（即：达到可操作层后），是否就呈现出一个局部的、清晰的金字塔结构。这样，就可以转向“工作总结”文稿的第二个一层结构的拆分工作，如“总结”分支。

2.针对“总结”分支的拆分

在针对“回顾过去”分支的拆分过程中我们掌握了两个基本的方法，即从“以终为始”的角度，用“因为什么……”和“所以什么……”之关联关系，一步步将概念层内容拆分为操作层内容。以后，在“工作总结”文稿的其他分支内容拆分中，就可以延用上述方法。

所以，针对第一层子结构的拆分，包括：“回顾过去”、“总结”和“规划未来”，就可以转入“总结”分支的深入拆分中。为避免内容的冗长，拆分过程中那些相同或相似的环节即可省略。例如：在“回顾过去”分支中，我们只对“工作1”的内容进行了向下拆分的处理，其他工作内容的拆分均省略了（如“工作2”、“工作3”等）。

（1）“回顾过去”与“总结”两平行分支的关系

因为在“回顾过去”分支中已经明确了年初计划与年底成果的差异，所以“总结”分支就可以快速生成第二层，目的在于从“差异”中总结出经验和教训。

（2）第二层、第三层结构拆分简述

然后，分别在“经验”和“教训”分支下形成第三层结构，即：分别罗列出总结的具体经验和教训，若干条。例如：经验1、经验2、经验3……，以及教训1、教训2、教训3……，等等。

（3）第四层（操作层）

通过以上拆分，已经提取出相应的经验和教训若干条，看似已经具体到条款化了。但是仔细研究却发现，这些经验和教训的名称，好像并不能为下一年计划提供具体的可传承或应避免的实质信息。所以，仍然属于概念层的内容，于是必须继续向下拆分到第四层。这部分内容，也是写好总结的最重点内容。

还是从目标开始吧，以其中“经验1”为例，拆分过程如下：

因为，总结经验的目的在于传承已经形成的优势。那么，什么样的经验才能达到可传承的目标呢？研究发现，至少要包括三个方面的内容。

• 一是，明确经验产生的环境和条件

可不要小看这个因素！

很多人都会在说话或写文章时因自己业务的熟悉状态、以及能力强悍而忽略此环节。这样，会造成向下交待问题时缺少必要的内容，写文章时不满足“相互独立至穷尽为止”的条件。前者，在执行过程中下属常常会因领导对环境和条件的省略而失误，挨批评时会感到十分委屈，后者则会增加阅读的障碍（甚至读不懂），最终导致经验难以传承的现象。

• 二是，固化经验的形式

总结经验的主要目标，就是将工作中那些有规律，且可以虫复的过程用固化的形式加以表述。只有这样，才能方便自己和他人在虫复执行此类过程中按经验行事，避免重新摸索。所以，在明确经验产生的环境和条件后，就需要研究如何将有规律且虫复性的过程加以固化描述的问题。在职场中那些制订规则、流程的过程，本质上就是此类固化的过程。

其实，人们对高效率、高质量和低成本的要求，前提条件就是规范和秩序！

为此，在总结经验的过程中，如果不能从经验中抽取出有规律且虫复性的信息，就很难有针对性地制订出相应的规则、流程和方法。这样，原本好的经验自己都可能在后续的工作中被遗忘，更不用说他人的有效继承了。教训的虫复宜如此）。

• 三是，将规则、流程等内容方法化、工具化（落实到可操作层）

目前，职场中每个单位其实都有大量的规章制度和工作流程等。但是，为什么在经验的传承和教训的避免中还是会出现大量的问题呢。

这一问题的产生，主要原因就是执行规则的过程大多相对复杂、麻烦，不但需要经过学习和训练，还需要经过漫长的实践熟悉过程（以养成约束自身不良行为的习惯）。那么，如何解决规则执行中的必要性与执行过程中的麻烦状态这一对矛盾呢？

其实，方法很简单。就是借助工具本身的特点和辅助作用，既确保规则实施过程中的准确性，同时简化执行者的麻烦过程和学习、熟练的负担。另外，还可以在工具的辅助作用下增强执行人按规则行事的意识。达到既不麻烦，结果又规范，过程还简单灵活的效果，何乐而不为之呢？

回顾以往人们在总结经验和教训时，是否很少深入到利用工具，以及掌握工具的正确使用方法这一类具体的、可操作性环节？所以，人们常常不是不愿意按规矩行事，而是因为按规矩做事的复杂、麻烦过程所致，于是就想偷点懒，找个捷径什么的，反而弄巧成拙（反反复复），甚至因麻烦而放弃了应当做的事。

仔细回顾一下“总结”这一分支的向下拆分过程，只有落实到第四个层次，才真正达到了可操作的层面。

于是，我们再次明确一下文章结构拆分必须达到的可操作层概念。它包括：一定要落实到可评价，或可以用工具简化操作的程度上，落实到具体的数值，或一、二、三……上。如：规则一、二、三，条款一、二、三，步骤一、二、三，等等。用此思路，就可以轻松决定文章结构拆分层级的终止位置（即拆分的层级）。

一般文章向下拆分到二至三层时，就已经可以将一个相对复杂的主题，从混沌状态拆分到清晰化了。针对一些特别复杂的主题，拆分到四至五级也基本上清楚了。通常，少有什么文章需要拆分到五级以下的层次！

所以，面对普通文章二至三级的拆分过程，有了结构化思维的方法，有了相应的结构化处理工具（如：办公软件），行文这件相对复杂、费脑、麻烦的工作，将可能变的有趣、简单、灵活，可以让行文人集中精力于思想畅游之中，就容易克服怕麻烦的情绪了。关键在于掌握正确的思想方法和有效的处理工具！

以上，针对“工作总结”文稿中关于“总结”分支的内容拆分，已经为平行结构“规划未来”分支提供了具体的资料。下面，就可以顺着全文的逻辑关系，针对“规划未来”分支进行相应的拆分工作了。