3.针对“规划未来”分支的拆分

因为，制订“规划未来”的目的，在于根据以往的工作经验和教训，在今后的工作中取长补短。同时，“总结”分支的拆分过程又为我们明确了具体的经验和教训内容，还明确了经验和教训产生的环境条件、规律和规则，以及继承或避免的具体方法。于是，在制订计划的过程中，需要继承和需要避免的内容，就形成了“规划未来”分支的两个必要的结构了。

其中，在规划未来分支下的“继承”结构中，就可以从“总结”分支的“经验”结构下提取相关内容，落实于规划中相应的规章制度、工作流程、工作方法中。“避免”结构下的内容可以取材于“总结”分支“教训”下的内容。于是，在“总结”分支的金字塔结构也呈现出来了。

以后，其他分支和层次的拆分，从思想方法、可操作性评价上，都与前面讲解的内容相同，取而用之即可，不再赘述。

（三）按逻辑关系审核各个子结构的顺序

回观上述针对“工作总结”文章主题的向下拆分过程，从文章总体目标这个“点”开始，向下拆分到三至四层时，就已经实现了结构清晰化和可操作化的目标。下面我们再依据结构化思维模式的横向组织原则。同时辅以纵向的拆分原则，看看同一级别各个子标题的排列组合，是否满足了“同属并按顺序排列”的原则。

工作总结文稿中第一层结构间的逻辑

针对第一层结构的三个子标题内容（如：“回顾过去”、“总结”和“规划未来”），虽然没有同类合并的问题。但是，已经满足了逻辑顺序从左至右的顺序要求。

这一层结构横向各子思想的关联顺序是：先从各项具体工作中年初计划与年底成果的对比中发现差异，其次通过差异的内容在“总结”分支下提炼出可供继承的经验和需要避免的教训。最后，将这些经验或教训落实于“规划未来”分支中，通过规则、制度、流程等形式加以固化，作为年度考核评价的依据。

反之，从“以终为始”的角度看：

• 因为，在“规划未来”分支下制订下一年规划时，常常需要参考“回顾过去”分支中当年的“完成”情况。并以此为依据（或为基准）考察次年的具体情况（包括：人力、物力、财力等），以确定次年计划是提升、持平还是降低等。同时，“规划未来”分支下制订计划的过程又可以与“回顾过去”分支下的“计划”内容形成对应（对比）关系。

• 因为，在“规划未来”分支下制订下一年规划时，还常常需要“总结”分支中提炼的“经验”和“教训”信息为依据，以制订相应的规则、制度、流程和方法等。

• 而“总结”分支下的经验，又源于“回顾过去”分支下各项具体工作中的“差异”内容。

如此关联，就在“工作总结”文章的结构间形成了分层整体的闭环效应。

另外，“回顾过去”分支下的第三层结构，目前也遵循了同类内容集中并按顺序排列的原则。如：工作1、工作2、工作3等。包括“总结”分支下的一组“经验”和“教训”内容。这些内容的排列顺序，大多遵循时间顺序或重要性顺序。实际行文中，此类顺序的排列可以相对灵活，例如：时间顺序、重要性顺序、位置顺序等，只是需要注意避免遗漏的现象即可！

再看“回顾过去”的第四层内容，目前也满足了相互独立至穷尽为止的向下拆分原则，以及横向同属按顺序排列的原则。其中：能量化结构的排列在左，不能量化则居右，体现了顺序的重要性优先级顺序。因为，可以量化的信息，最终可以确定此项工作是否应当做，以及做到什么程度为止，相对更精准、更重要。

工作总结文稿中“总结”分支的逻辑

在这一分支结构下，以“经验”和“教训”内容形成了第二层结构，明显是按优先级顺序排列。即：首先应当避免好经验的遗失，其次为克服教训带来的问题。同时，满足了独立至穷尽的排列要求。

其下的具体经验，则按重要性顺序依次从左至右排列。

全文中最重要的是两个第四层结构。首先遵循了独立至穷尽的内容设置（缺一不可）。其次是从左至右的顺序也遵循了必然的因果关系。

三、本课程小节

结构化思维模式对行文工作的贡献与方法

至此，我们按结构化思维的原则，针对工作总结这一文稿主题，从一个点开始，进行了一系列拆分和逻辑顺序的调理工作，将一个相对抽象、隐性的主题，拆分成一组显性且清晰的金字塔结构。如同小学语文老师明确的行文规则和顺序一样，即：“先拉纲，后填肉”。这样，就为文章具体内容的写作达到行云流水程度提供了必要的条件。

值得强调的一点，就是结构化思维原则告诉我们，文章结构的细节拆分，一定要达到可操作层面为止，且应当避免遗漏。否则就会增加阅读过程中认知、理解和记忆的负担，不利于行文价值的体现。

结构化处理工作的简化工具和方法

以上内容，我们从有效的思维方法出发，说明了如何借助结构化思维模式写好文章的思想方法。然而，在实际行文写作的过程中我们仍然会发现一些问题。就是：虽然目前大家都在使用办公软件处理自己的文档，但是，要想将隐性的思想以显性的形式呈现于电子文档中，仍然困难虫虫。最常见的问题包括：

• 文章的宏观结构很难与内容的细节文字关联查看（尤其是在调理逻辑关系时），常常会在页面翻转查找的过程中乱了初始思路，或出现找不回原点的尴尬等。在这样一种状态下，既不利于写作人有效调理自己的思路，同时也不方便审核、修改人查看或调整文章的结构和内容。

• 另外，在职场中处理文档的格式时，一般都有规范、统一的要求。即：同类段落在文章中不论出现几次，不论在什么位置出现，都要求具有统一的格式。然而，目前即便使用了办公软件，包括像“格式刷”一类工具。文章的整体版式仍然会出现许多不规范格式。于是，针对文稿格式的反复修改调整，也成为人们十分头痛的工作。既影响工作效率，还不能保证格式规范化和统一的要求。

如此等等。

其实，问题的关键在于大部分使用办公软件处理文稿的人们，都没有掌握正确使用工具的方法，还有一部分人写作中也没有掌握结构化思维的方法。于是，在思想无序，工具使用无方的状态下，自然就不能达到行文的预期。

那么，目前的办公软件可以提供哪些优秀功能，配合结构化思维模式，辅助行文人实现快速制作规范化文档，且制作过程直观、简单，修改过程也直观、灵活呢？下面我们就以文字处理软件为例，介绍其中的两个具体的、与结构思维模式相关的应用。

正确使用“样式”窗格，实现快速规范文稿的格式

在文字处理软件中，通常在“样式”窗格内都预置了一组文稿规范化排版用的样式名。这组样式名在窗格中的排列，同样遵循结构化思维的原则。包括：名称相互独立至穷尽，排列顺序按优先级从上至下，从“标题”到“正文”等。这些样式名，分别对应当前文章中各级标题段落和正文段落的格式，以避免人为写作过程中一边录入文字内容，一边修饰格式的麻烦过程。例如：针对文章标题的快速修饰样式名为“标题”，其中预置了文章标题段落修饰的各个固定参数（如：“黑体、居中，上下各空一行”等）。而前面讲到用结构化思维模式拆分的各级文章标题，则规范修饰可对应于样式名：“标题1”、“标题2”、“标题3”等。文章中的其他段落如“正文”、“落款”等，也都可以按自己文章的格式修饰要求，选择对应的样式名。如“正文缩进”、“日期”等，甚至可以预置。

为实现快速、方便的排版，还可以针对使用频率较高的一组标题样式设置快捷键，例如：针对文章中常用的一级至三级标题段落，就可以匹配于键盘上的功能键：F2、F3和F4。此后，行文过程就可以实现边输入文字内容，边点击对应快捷键的方式，像弹琴一样快速完成标题段落的规范化格式修饰。这样，行文人就可以集中精力于文章结构和内容的创作过程，排除编修一类复杂、繁琐的操作。简直就是行文人梦寐以求的需求呀！

关键是：通过文字处理软件右侧的“样式”窗格，可以直接判断全文版式是否规范。方法十分简单。

即：只要该窗格中显示的名称均为“样式名”，而没有任何一个“格式名”时，就可判定全文版式已经规范并统一了。无需在逐页翻转的过程中肉眼查看！有关“样式名”和“格式名”的判断方法，我们将在文字处理软件课程中详细说明。

在此窗格中，批量更改格式也十分简单。只要更改其中一个样式名中的修饰参数并确认后，全文中同类格式的对象（如段落）即可一次性完成批量、规范化修改，绝对不会出现丢三落四现象！

一旦在文字处理软件中正确使用了“标题1”、“标题2”、“标题3”等样式名对标题段落进行修饰后，所有带级别的标题文字，将可以直接通过“导航”窗格显示，以辅助直观、简单、灵活地查看和编辑文章的结构。

正确使用“导航”窗格，实现文章的结构化管理

在文章格式的正确修饰前提下（即：用样式名规范各类段落的格式后），文章的各级标题内容，也将自动显示于“导航”窗格之中，或可以显示于“大纲”视图内。同时，以缩进格式显示标题的级别。这样，对文章结构的审核和编辑，将变得既直观，又方便，编辑的过程也将变得既简单又灵活了。

再结合前面讲过的结构化思维模式，审核层次结构时，就可以在“导航”窗格中，通过“折叠”和“展开”功能，逐级、分层评价各个同级标题的上下关系是否达到了“相互独立至穷尽为止”的程度，各平级标题间是否满足了“同属并按顺序排列”的原则。包括：

• 一审，主题、层次结构和逻辑关系是否正确。符合纵向拆分和横向调理的原则；

• 二审，文章各级标题的自动编号关系是否正确。包括：父子关系，顺序关系；

• 三审，文章各级标题的自动编号是否存在“有一无二”的状态（不符合逻辑）。

相比在纸上行文、修改和审核的过程，电子文档提供的上述工具将使审核和修改工作更加直观、简单、灵活，还可以通过批处理的过程减少丢三落四问题、简化格式统一问题。有过文稿排版体验的人大多有这样的感受：就是没完没了的排版修饰过程，改来改去还是会存在格式不统一的状态。费时、费力、麻烦，还不易达到预期。

所以，即便掌握了结构化思维的模式，要想帮自己达到更直观、更简单、更灵活地文档创建和使用过程。最好还是要学习并掌握一些办公软件的使用方法。

现代高效行文的方式

通过以上内容的说明我们可以看到，只要将正确的思维方法与正确的工具使用技巧有机结合，即：用结构化思维模式正确地使用办公软件，就可以大大提升文稿制作和使用的效率和质量，降低处理过程中不断重复的成本。

如今，再加上AI技术的加持，办公文档的制作过程甚至可以口述行文主题后，自动生成文稿的结构和内容。通过与AI功能的交流，还可以进一步实现内容的改写，内容的丰富、批量调整版式等一系列自动化处理过程，也可以让AI帮我们总结现有文章的摘要等。简直就是如虎添翼。

虽然现代技术通过AI为我们撰写、修改文章提供了种种方便。但是，如果没有正确的思维方法，未掌握结构化的组织能力，以及人与AI交流的准确语言，即使AI为我们生成了文稿结构，我们也不一定能做出符合结构化思维原则内容的判断，形成文字罗列了一大堆，但读者却不知所云的现象。这样将直接影响到文章呈现的质量。

所以，要想提升自身的文档制作和使用能力，首先应当修炼的基本功就是思维能力（即：掌握结构化思维模式）。其次，还需要学习并掌握一些办公软件的正确使用方法，才能在制作和使用文档的过程中，获得高效率、高质量和低成本的效果。显示自身的能力。

本课程通过工作总结这一特定的文稿类型，用结构化思维的原则讲解了主题拆分，以及逻辑调理的具体方法。其他类型的文档制作，均可借鉴，包括，规划演示文稿的结构，以及表格的结构等。

如果还有深入学习的需求，可以与我们通过课程、咨询等方式，继续讨论并学习。谢谢大家的聆听！

马力

2023年12月20日