学习和使用办公软件的本质是什么？

人们使用办公软件的本质需求，就是要写出好文章，或制作出达标的文档（包括表格和演示文稿等）。所以，办公软件的使用者就需要从写好文档的基点出发，学习并使用软件功能。

好文档的基本标志，能有效辅助阅读者的认知、理解和记忆需求。包括：主题明确、结构清楚、逻辑通畅、版式规范、审改灵活。言下之意：

如果你使用Word或WPS文字（演示）一类文字处理软件撰写文稿或处理相关工作时，就应当联想到语文老师关于行文规则的一系列要求，并在此基础上关联并掌握软件中与之对应的功能。因为，文字处理软件中的所有功能，都源于从小学到大学语文课上的那些知识点。这样，就可以在简化规则实施的麻烦过程中，既提高了文档的处理效率，又保证了处理后呈现的质量。反之，脱离文字处理知识点而乱用软件功能后，则会导致一系列负面的效应。

例如：中文文章的正文格式，要求首行缩进两个汉字，且用两端对齐的方式排版多行内容。为此，文字处理软件都提供了“首行缩进”功能，甚至为此类段落格式的规范修饰设置了专用样式（样式名为“正文缩进”）等。使用这些功能后，既可以避免人为手工用“空格”键实现规范化排版的麻烦，又可以进行批量化的规范化修改和更新。从而实现又快又好的处理要求。

如果你使用Excel或WPS表格一类数据处理软件制作电子表格，就应当联想到数学老师关于数据处理的一系列规则和要求，并在此基础上关联并掌握软件中与之对应的功能。因为，表格软件中的所有功能，都源于从小学到大学数学课上的那些知识点。这样，才能保证后期数据分析时的准确和有效性。反之，未按数学课程中的知识点规律操作时，会在制表中形成垃圾数据并影响数据的分析和使用。

例如：在电子表格软件中每一个单元格内，输入的数据如果是数值类型时，默认排版格式将自动居右。但输入的内容为文本型，则自动居左排列。这一默认规则就遵循着数学老师对数据排列的要求：“文本居左，数值居右，小数点要对齐”。

如果，在学习和使用办公软件的过程中注意遵循上述规律，相信在此过程中处处都可以发现文档处理中的应用规则、软件功能与我们以往所学知识的种种关联。久而久之，这种有意识地将软件功能与行为规范、规则加以关联的行为，将可能不断唤起我们从小到大所学知识的关联运用，进而在不断的修炼中形成并完善自己的知识和能力体系。

综上所述，借助办公软件这一文档处理工具的正确使用，可以大大提升自身思维和表达方面的能力。但条件就是正确使用软件的功能（与规则关联应用），避免从纯技术的角度使用软件。

所以，使用办公软件的本质，就是用正确的思维方法，循文档处理的规律和规则、掌握软件的对应技能，以达到高效率制作高质量文档的目标。