快速办公：Excel中的一秒钟工作效率提升

昨天小P就遇到一个难题，他需要设定一个可以有效抉择条件的数据格式，设定条件之后是

可以随时更改的，方便实时更新数据。

可是他捣鼓了半天却一直搞不定，最后向稻壳君求救。经指点，他两分钟就搞定了工作

其实这个操作不难，设定有一些复杂，这个设定就是“数据有效性”。

接下来我们就详细来讲一讲~

1.数据有效性

数据有效性有什么作用？

限定单元格可以输入内容的范围，有利于数据的统一性和规范性，提示用户进行相关操作，

可以防止由于用户误操作输入无合规的数据。

操作路径：

数据☞有效性☞有效性☞下拉选择序列☞来源处输入或选择数据☞点击确定。

操作举例：

对班级学生信息采集表中的性别进行采集时，限制性别只能输入或选择“男”、“女”。

当用户点击到要输入的单元格时，提示用户请下拉选择性别。

举例操作方法：

数据有效性设置中选择序列，来源输入男,女；

点击输入信息table页面，标题处输入性别填写提醒，输入信息处输入请下拉选择性别。

那在设定条件之后，小P又发现他需要设定的数据量实在太庞大了。

那怕一个设定条件仅需3分钟的时间去调整，但一旦量大，例如需要处理60个数据库，那在这

180分钟内就需要不停的重复重复再重复了。

现在可是互联网时代，人工设定已经没有那么频繁了，在WPS表格当中是有“重复上一次操作”

的快捷键哦。

2.重复上一次操作

场景：

在表格操作中，合并单元格、设置字体格式等操作非常常见。

当遇到不连续无规则的重复操作，我们通常会选中要设置的单元格，然后在菜单栏中找到对应

的操作，不断的重复。

高效快捷键操作方式：

利用F4（重复上一次操作）快捷键。

“重复操作”的快捷键很好用，小P一下子就喜欢上了。那小P想在选择数据的途中需要精准

选择，并且可以提高一些工作效率。

回想到我们日常选择数据无非就是用鼠标拉取，其实十分麻烦并且可能遗漏数据。这时就该

出现另外一个快捷键操作来帮助小P了，那就是“快速选取”。

3.快速选取

场景：

工作中需复制的数据有几百行，甚至上万行。

通常大家的操作是选中一行，通过移动鼠标不断的往下进行选中，这种操作通常既费时，又

容易出错。

操作办法：

利用shift+方向键与shift+Ctrl+方向键结合

操作举例：

复制学生的考号、班级、姓名及语文至体育各科成绩。

举例操作方法：

选中A1，按住shift+→到L1单元格，按住shift+Ctrl+↓

这时就会选中连续的所有的有内容的行，Ctrl+C即可完成复制。

小P一顿操作下来，心情很不错，但是因为数据太多了，连辅助小P的小姐姐的眼睛都快看花了。

在WPS表格当中有一个相当好的视图功能，可以在工作时让我们快速定位读取数据，妈妈再

也不用担心我看错了。

4.视图阅读模式

场景：

当表格数据较多，我们需要读取或者写入数据时，常常会读错单元格或者将数据写错单元格

操作办法：

利用WPS视图阅读模式

操作方式：

点击视图—选择阅读模式—设置合适的颜色即可轻松完成，效果见下图。

每当看一个数据的时候，我们都想清楚这个数据源是什么。而我们大多数的时候都是心里

先去把表头记一遍再去寻找数据，这样子很容易出错并且会很心累。

小P在这里就很聪明了，他反而给辅助的小姐姐一个小小的技能"冻结窗格”，让表头到数

据定点，三秒就可以精准确认。

5.冻结窗格

场景：

假如在考试结束后，老师将考试成绩登记到表格中。当数据录入到一定的行数时，就无法看

到表头，无法确定列对应的信息。

操作方法：

选中要冻结区域的右下角单元格☞点击视图☞选择拆分窗口☞点击冻结窗格☞选中冻结窗格

即可轻松完成

小P聪明之余但也有点小糊涂，经常不小心就会删除到一些重要数据。删除的话会有很高寻找

不回来的可能性，这就是在危险边缘试探了。

那我们既然已知风险就要有所防范，在WPS表格当中可以设定一个保护机制。锁定一些数据，

避免出现太大的失误，防止悲剧表格发生。

6.保护工作表

场景：

在我们填写表格内容时，经常会遇到不小心将表格中的内容或者公式误删除的情况，导致不

必要的麻烦。

解决办法：

利用设置单元格格式和保护工作表

操作方式：

选中可以编辑的单元格或者区域—右键选择设置单元格格式—点击保护，将锁定处的√去除，

点击确定（按照此步骤设置完所有可编辑区域）—点击审阅—点击保护工作表，将选定锁定

单元格前面的√去除，点击确定即可。