关于制作表格的误区以及正确的思维方式

最近，在Start 每日中看到一篇《除了超级表，你的Excel用的都是“假”表格》的文章。文章中虽然讲到了“区域Range”与“表格Table”的区别，但总感觉其还是忽略了表格的三种基本形式和用途之本质。甚至还提出了一个“假”表格的概念。为辅助所有制表人明确在数据管理过程中有关表格的正确概念并达到正确、有效的建表目标，本文明确一下表格的三种形式和特定用途，以避免混淆。

所谓“假”表格，按数据管理的规范说法应当属于“报表”类型的表格。即：从以终为始的管理原则看，它属于按特定目标从原始数据表中提取有效内容后呈现的一种表格框架形式，以辅助用结构化形式阅读（查看）某一管理目标的终极结果。

一、表格的三种基本类型

从数据管理的角度看，凡以格线形式绘制的表格，原则上应当包括三种类型。这三种表格类型用于不同的数据管理目标，且有着完全不同的结构形式。即：

1.表Table（或称原始数据表）

建表目标：用于按相互独立至穷尽的管理项目（字段）逐笔罗列（存储）基本数据。

表体结构：单层上表头，从左至右依次罗列每一个独立的字段名称。且列向数据格式必须完全一致，表格中间不允许出现合并单元格（见图 1）！

图 1 表Table的结构

2.表单Form（或称窗体）

建表目标：表单是一种用户界面。用于输入、修改和查看数据库中的数据，以辅助用户能够更加便捷地与数据库进行交互。

表单通常呈现结构化的界面（由标签单元格和填写内容的单元格组成），甚至可以包含文本框、下拉菜单、单选按钮等控件。

表体结构：以标签和内容分隔的形式，形成表体结构。如：入库单、报销单等（见图 2）。

图 2 表单Form的结构

3.报表Report（常被泛称为“表格”）

建表目标：用于呈现各个管理项目（字段）间的综合对比关系。因其源于“表”中信息，所以提取时可以生成万变的“报表”，以便从原始数据表中查看不同角度的管理信息。

表体结构：表结构允许双重表头（包括上表头和左表头），允许表格中间有合并的单元格（见图 3）。

图 3 报表Report的结构

二、三类表格间的关系

1.表与报表的关系

因为，“报表Report”经常用于呈现不同角度查看同一组数据源的不同结果。所以，为避免数据管理过程中的本末倒置现象，“报表Report”的生成原则上应当取值于原始数据“表Table”（见图 4）。

图 4 表与报表的关系

如果“报表”信息未与原始数据“表”建立关联，则针对不同的管理目标，就需要逐一手工制作反映相关信息的“报表”。既增加了制表过程的麻烦、又不易跟踪数据的更新，还容易出错。

为减轻用“表”中数据生成“报表”的种种麻烦，电子表格软件特意提供了一个相关工具，即：【数据透视表】功能（见图 5）。正确使用数据透视表功能，就可以在数据“表”规范的前提下灵活获取不同的动态“报表”。包括：按不同的管理目标拖拉调整表体的结构；或通过右键选择合适的算法等，从而快速获得不同管理目标的统计结果。

而且，一旦原始数据有所调整时，只要变更相关“表”中的数据。在透视表（报表）中就可以利用【更新】功能快速变更“报表”的呈现结果（保持同步）。

2.表与表单

以“表单Form”形式（界面）呈现的一组数据，通常对应数据库“表格Table”中的一条记录（见图 5）。前者用于结构化查看数据组，后者用于存储数据。

图 5 表、表单与报表的关系

3.表单与表和报表的关系

在数据管理活动中，为避免人为随意更改原始数据导致的种种问题（包括：时效、错误等），原始数据一旦形成，就要屏蔽外界的随意控制。通常，此时就会通过“表单Form”这一工具形成变更输入的入口，以及提取数据的出口（见图 5）。

人们如果需要向数据库“表Table”输入新的记录，或更改其中的数据时，为避免直接操作数据库“表Table”引发不必要的问题，原则上就要通过“表单Form”工具进行添加输入，或查找修改。同时，为了从原始数据库“表Table”中提取相关信息进行数据分析时，也会通过“表单Form”工具，设置相关的筛选条件后生成“报表Report”形式输出。于是，“表单Form”就在“表Table”与“报表Report”间的关联中起到了安全窗口的作用（包括数据的录入和输出）。

由此可见，看似都是画着格线的“表格”，但本质上却存在三种不同的类型。而且从用途到表体结构上都存在明显的差异。所以，制表过程不能明确这些基本概念，很可能就在本末倒置的处理过程中，给自己和他人增加了数据处理工作的麻烦！

总之，正确理解数据管理的基本概念，明确三种形式的表格用途及表体结构，才能避免因表格形式混淆导致的建表和数据管理的误区，甚至影响到数据管理中的处理流程。流程乱则结果乱，返工还麻烦；不但易出错，结构化调整更麻烦！

为此，我们衷心地希望：培训电子表格软件的老师们，要明确上述概念和数据处理的基本规范和流程。用正确的思路和对应的方法，讲解电子表格软件的相关应用，最终提升人们使用电子表格软件处理数据的能力（既要效率，也要质量）。