个人重新认识金山WPS

可能与所从事的ToB软件行业有关的原因，我个人在个人办公信息化也不短尝试新的工具，以服务我个人以及工作。

更早之前我是MS office的忠实粉丝，也可能身边当时使用金山WPS的用户不是很多的原因，所以一直没有考虑过换一个文字工具。

后来随着ToB、ToG客户的信创国产化替代推进，心想服务器端的软硬件都在替换，团队也在从事这块的业务，为什么个人的办公工具不替换为国产呢？所以，从2017年开始卸载了MS office，之后就只剩下WPS了，而且很彻底就是一台PC中就只有一种办公软件，就是WPS。

如果过刚开始是基于市场客户国产化替代的原因使用WPS的话，那时感觉功能还是蛮实用，至少对于我这个个人用户来说。而且在结合国内使用场景上，金山WPS还是做了很多的深入研究。这时候其实WPS担负的是文件编辑、表格处理、演示汇报工具的角色，其实是在大环境下在个人层面替代了之前的MS office。

在我个人办公场景中使用比较多的最早还有一个是Outlook，主要是其将日历和邮件、联系人等融合到了一起，当时国内的产品更多的是拆分开的，或者说其三者融合度相比MS还是差距不小。

另外一个使用比较多的就是印象笔记，说起来也有意思，最早是一个销售同事使用的印象笔记，第一印象就是感觉很复杂，2017年后不经意间发现行政同事用印象笔记管理者团队历年年会的相关资料，我立马付费买了印象笔记的会员。当时印象笔记担负的职能就是快速记录一些零散的、琐碎的事项的信息，比如：会议记录、帐号密码、购物清单、事项备忘等。其解决的都是这种场景下的零散的应用。

2020年前后团队的部门协作事项和团队内部的事务管理是基于飞书在线文档来管理的，当时感觉飞书文档就是一个系统搭建工具，团队的报销、业绩核算等都是基于飞书多维表来进行的。当时很兴奋的，因为终于有一个工具个人也可以掌握，个人也可以搭建满足小型团队使用的信息化工具。飞书多维表大概使用有1-2年，由于其多维表单表2万行数据的限制，加之团队小，付费购买飞书团队版对小团队来说是不大不小的开支，心里还是有所顾虑的。

后来研究了金山文档的多维表，发现完全可以满足需求，所以将飞书多维表的数据全部导出，导入到金山文档多维表中，建表，理表与表之间的逻辑关系，校验数据的准确性，确定无误后，后面的团队业务核算、款项结算、单项目成本管理等都基于金山多维表实现，感觉心里踏实点。主要因为只要个人付费会员就可以使用，且没有数据量的限制，可能我也达不到免费版本的数据量的上线，但是总感觉心里不踏实。金山文档的多维表就避免了这个问题。

随着金山多维表的应用深入，除了满足日常这些结构化的业务数据的管理之外，在传统的金山三件套之外（文字、表格、演示）也使用了智能文档、智能表格等。个人感觉金山在最近1-2年的产品版本更新中才理顺了产品结构，即：①传统的三件套（即office文档）、②智能文档（智能文档、职能表格、智能表单）、③应用服务（多维表、思维套图、流程图、设计）。也正式这个版本更新后，感觉产品架构上更清晰了。

传统的三件套，现在在个人的理解是生产工具，适合应用于对格式、版式要求比较高的应用场景。比如：投标书的制作、客户解决方案的制作等。以我个人的情况来看，现在传统三件套占据我WPS总使用时间的1/3不到。

智能文档，现在在个人的理解中是协作和展现工具，当然也是生产工具，只不过这个生产更多的是内容而不是文档。以我个人的情况来看，金山云文档几乎上班打开，下班关掉。所有不需要格式排版要求的文档现在全部首选打开工具是金山文档。

应用服务（多维表、思维套图、流程图、设计），现在在个人的理解中是个人数字化的工具（暂且请允许我这样来定义吧）。以我个人的使用实例为证：

之前我使用MS的outlook来计划日程，后来切换到金山文档里面的日历工具，但是现在全部基于多维表搭建的日程管理来实现日程计划。

之前我使用MS的ToDO来管理一些待办，后来使用金山的待办，和上面也一样，现在全部基于多维表搭建的周计划来实现一些待办任务的管理。

之前我买了西数的my cloud home来实现不同电脑、不同手机中的文件的备份，现在我个人几乎很少使用电脑的硬盘来存取文件，而是直接新建文件全部在金山云文档中新建，等于说全部的文件全部都在金山云文档中，这样就让我减少了对电脑的依赖，现在可以不用每天背着双肩包上下班，即使去客户那里没带电脑，只要客户那里有电脑或者同行的同事带电脑了，打开网页就可以打开全部的文件。这一点真的要谢谢金山WPS，让IT可以甩掉双肩包了。

在10年前与客户互动的工具是邮箱，后面就是微信了，微信作为聊天工具方便了我们商务沟通，但是有些文件总感觉通过微信发送很不正式，而且客户当时可能没立马查看或处理，后面就过期了或者找不着了，会让重新微信发一遍。而邮件现在使用频率很小了，感觉现在的邮箱除了接收电子发票之外，就是邮件验证码了。所以，我一直在寻找介于邮件和微信之间的与外部客户的协作工具。后面尝试之后，发现云文档的分享链接就是一个很好的外部协作工具，既可以在微信里发送，同时也可以跟踪客户是否查看了这个文档，甚至有些客户在文档上做了哪些改动也能看到，还有就是不用担心版本混乱的问题，之前发现了错误，就要改文件，重新给客户发送一个新版本的文件。基于金山云文档就不用考虑这个问题了，如果发现有错误就可以直接修改，客户那边看到的永远是最新的内容和版本。

以上几个点不是孤立的应用，而是相关可以关联的。比如：日程里面可以关联客户多维表中的客户信息，就实现日程与客户数据的互通；待办事项也可以实与现有多维表中的客户的互联，而且代办事项也可以和日程关联（有些事项不是一天就可以完成的）；金山智能文档里面添加任务这种类型之后就可以直接同步到金山待办里面。所以，从这个层面来说，金山云文档（尤其是其中的多维表）实现了个人结构化数据的集中、统一、关联协同的管理。在2023年年底2024年年初，我又尝试借助于金山云文档能不能实现传统的非结构数据（即文档）的结构化管理呢？于是我开始尝试。

在Windows下的文件管理，有时总想能不能对文件夹做个备注说明，不能的话，就发现文件夹的名字越来越长，因为希望文件夹名就能传递更多的信息，减少找不到文件花费的时间。现在借助于金山智能文档，就可以将通过文档插入这种链接机制，将逻辑上有关联的文档全部串联起来，而且可以对文件做相关的文字备注说明。特别是之前文件夹管理模式下，不同文件版本的管理，简单的V1、V2……的命名，抽象掉了版本之间的差异，现在借助于金山智能文档，一方面可以实现不同版本文档的集中管理，而且也可以实现对不同版本差异的描述说明，这对于金山智能文档来说就两步，第一步插入文档，第二步写文字描述即可。如果不想分很多单个版本的文件就单个文档就可以搞定多版本，那也可以在单个文档的版本管理里面添加相关的版本说明。

如果说这是借助于金山智能文档实现了文档的相对结构化管理的话，则借助于多维表还可以实现文档的彻底结构化管理。

我现在基于金山智能文档，实现多各个产品版本、更新的一个文档管理；不同行业、不同场景的案例，一个文档全管理；团队的制度、规范性文件，一个文档全管理，等等。有了这些使用经验，我就发现今后的文档管理就就减少了依靠文件夹和目录，完全可以按照一个场景、一个专题、一个事件、一个客户等实现全量文档的归集、整合，继而实现围绕一个场景、一个专题、一个事件、一个客户的全周期管理。当文档集合起来之后，你会有新的惊人的发现。

除此之外，还可以借助于金山多维表实现文档的结构化管理，比如：围绕某客户你输出了多少文档，之前只能凭感觉，现在则可以实现文档多维表格管理，多维表得列可以添加文档的属性，比如：文档格式、文档涉及的产品类型等等，多维表怎么建，有哪些对文档的管理维度，你都可以在多维表中设计好。这时候建了一个文档的多维表，但是你会发现文档不是孤立了，文档背后有时是围绕客户展开的、有时是围绕项目展开的、有时是围绕某个日程和待办任务展开的，没关系，文档都可以实现与这些文档背后的业务类场景、数据的关联，这样一来就可以实现通过客户维度、项目维度、日程和待办事项维度查看文档。这是更进一步、更彻底的文档结构化管理。如果说基于智能文档是实现了文档自身的架构化管理，那么结合多维表则实现了文档与其业务属性的结构化管理，继而实现多种信息的融合、集成：日程、待办、客户、项目、任务、联系人等。

至此，不知道你感受如何？以上也可以说是我个人15年个人数字化摸索的历程。到此，到金山WPS（及其金山文档）才实现了个人场景下的全数字化的联通、而不是一个一个工具孤零零地存在。至此，不知道你还会认为金山就是一个文件编辑工具吗？现在的金山WPS和A4纸时代的工具已经不一样了。

一个金山WPS，帮助我实现了以前诸多工具搞定的事情：outlook、ToDo、云盘、NAS（个人）、数据库（反而现在更加便捷）、云文档、团队管理系统（客户管理、结算管理、公户流水管理、报销管理、发票管理、合同管理等）。而且这些功能之间都是互联互通的，让你借助于一个金山WPS通通搞定。

总之，让我们忘掉过去对金山WPS的认知，重新认知我们熟悉的WPS，其就能发挥更大的价值，让其成为我们个人数字化平台。