一口气把公司报销搬到了多维表

去年我们部门报销还是各自做一张excel表，把图片对应了金额日期整理了单独发给财务审批的，财务嘴上不说，但是心里很烦，100个人就是100张表还要重新整理，累死老娘了。

今年多维表在功能上越发成熟后，我决定把员工报销配置到金山文档这样的在线表格中。

非常简单的一张表，一下子就做好了，为了方便外出的同事，还创建了表单视图起名字为手机界面，在办公室里你点开表格视图，外出时手机上可以用表单视图来填报，便捷。

表格界面

手机界面

如果全部同事都在一张表上填报岂不相互能看，机密泄露，能否数据隔离？

答案是可以：利用添加自定义角色，设置查看范围为协作者自己创建的记录，配置好后每个员工默认为这个角色，打开表格后只能看到他创建的记录，而作为管理员或者财务角色可看全部报销。

高级权限

隔离成员填报数据

如何防止员工重复报销？

主要还是靠财务的仔细检查，但是我们可以设置一个填报规范来简化检查工作提高效率。

1. 要求填报人一张单据就填一行，对应单据日期和金额

2. 用引用字段配置一个计数功能我称之为风控，统计日期+金额重复次数

这么一来，同一天有多笔同金额的报销的，风控列会得到>=2值，财务便可针对性的核对，提高效率。所以员工要是有3次付款要报，需按付款时间来填报3次，可能有些员工觉得麻烦，我要是财务就给你一巴掌。

如何防止员工说我没收到报销款？

在这张表内我们会配置一个板块叫做收支，单独记录财务打款的日期金额对应人和凭证，用于保存记录防止员工过来battle。当然也存在退款情况，如备用金或者上交款，这一块我们也配置了操作区域，叫做借款。

报销的人这么多财务怎么查漏补缺检查进度呢？

我们在添加了一列状态，默认是待审批，其他状态则为已审批，已报销，给到财务标记工作进展的。这些状态又通过新建的检查页面来按照人头汇总金额，便于财务和报销人共同查看金额量，如图。

既是检查也是汇总

新员工报销要一个个告知规定吗？

公司的报销制度肯定在某个角落存在着，多维表有新建说明页面功能，配备图文视频功能，还有什么介绍不清的吗，所以我们也把员工需要的了解的内容通过说明页进行了展示。

说明书页面

一些拓展

当时在设计报销表的时候，同时把公司的付款申请按照类似的配置做了，区别在

报销是公司对员工

另一个则是公对公

我们还有一份业务上的销售合同管理表，数据量庞大，每次算成本都很头痛，所以有了上述两张表，就把业务支出给覆盖了，至少更上一层楼了。

于是我们把报销表和付款表同步了给了销售表，设置一个合同号匹配，当员工在填报销或付款时，手动将合同号匹配，日后再将这些数据汇总起来，利用金山的跨表格功能，统计报销和付款表某个合同号的累积付款金额，得到了支出。

为此我们就做了一张合同利润分析统计表用来汇总这些数据，算算利润。如图

合同利润分析统计

本来我们只是想要把员工报销的数据更好的管理，结果一步步把利润分析也做到了自动化衔接，这回财务应该笑开花了吧。