以下是基于我最近从事的一个IT软件项目中，WPS云文档使用经验的分享：

背景

工作内容主要是调研客户业务，并在团队内部形成相应的实施方案，并发送给客户。

使用体验

1. 在项目调研环节，由于采用访谈形式，所以使用智能文档用于现场访问的记录，并将多个智能文档统一归集到这个客户的项目文档中（也是智能文档，将这个客户相关的全部文档通过云文档关联过来）。

2. 搜集资料可以通过智能表单来进行，不过遗憾的是客户不是很喜欢或者适应这种方式，还是喜欢将单个表格文件发送给客户方内部的对接人，对接人将N多个表格文件压缩打包发给我。

3. 我收到的就是N多个表格文件，不过这次发现智能表格现对于本机版的表格要方便很多，表格一多，智能表格就发挥除了优势。我们这次搜集的资料全部整合到了一个表格文件，而且条理会显得更加清晰，如下：

4. 使用智能表格，在后续还可以发挥更大的便利，即：当你复制表格内容到智能文档时，“粘贴为”选项时选择“关联原表格”，这时候智能文档中的表格就可以和源表格之间建立起链接关系，而且源表格更新之后智能文档中也会有更新的提示字样，确保表格内容的同步更新。

5. 刚才讲了表格和智能文档的同步关联，除了表格之外，思维导图和流程图也可以同步关联，同步更新。这样以来，智能文档就相当于全部文件围绕某个主题的整合，一文管多文。

6. 实施方案在团队内部会多人查看、修改等，这就体现了在线文档在分享协作方面的优势，这里就不用赘述了。其中一个点，我个人感觉非常实用，就是批注功能。这个批注和本机版WPS的区别在于：智能文档的批注也是一个有管理的动作。批注可以理解为一个待办、问题或者解释性的描述，当这些都解决之后选择批注右上角的解决即可，只要批注为0了，就代表这个智能文档的修改处理工作完结了。

右上角的对号变绿则本批注就视为解决了，不在待解决列表里面显示了。

7. 单个文件的多版本管理，方案的讨论、修改、定稿等都需要对文件进行版本管理。单机版的WPS下我们可能会人为存为多个版本，这样就会有多个文件存在。在智能文档中则可以实现一个文件全过程的版本管理，即：大家始终都是基于一个版本文件在协作。

可以只预览某个版本；也可以对某个重要的版本命名记录，以便区分；当然也可以另存为一个版本。

用户可以根据不同场景灵活选择。

整个过程下来，体验还是很好的，实现了团队基于一个文档来工作、协同，同时也可以对一个项目全过程的文档进行管理。

整个过程下来，也有几点改建的建议，希望WPS团队能参考

智能文档内部协作是很好的工具，如何发给外部的客户？或者会所怎么更好地，正式地发给客户或者外部人员？

现在的处理方式是：

（1）导出word（WPS文字）

（2）然后还需要编排多级标题（智能文档的不管哪级标题只有1、2、3……这样的数字，而WPS文字里面的标题其实是需要1.2.1，……这样的多级显示样式的），相对于本机的WPS文字的多级标题编排，基于智能文档导出的WPS文字文件相对还是要方便的，因为每个标题都有H1、H2、H3……的现实，可以很准确地选择WPS文字中的一级标题、二级标题……备注：不知道为什么写这边文档时突然发现智能文档中也可以实现多级标题的编排了，不知道是不是产品更新了，哈哈。

（3）还需要点开思维导图和流程图链接，将单个文件导出为图片，然后在插图图片到WPS 文字中。

希望WPS团队准对以上2个问题，建议能让在智能文档让用户选择导出多级标题（1.2.3这样样式的，而非只有一个数字）；思维导图和流程图的直接能在WPS文字上自动插图对应的图片，而非让用户点开链接，导出图片，然后再插图到WPS文字中。

以下6种文档均已经有了历史版本的管理，但是思维导图和流程图现在还没有历史版本，现在只能另存为一个文件，而不是在一个文件上管理多版本。思维导图和流程图单文件多版本这个使用场景也是很多的，建议能更新。