关于国家机关公文子标题的隐性化显示问题

在阅读国家机关的公文时，尤其是需要审读文章结构与内容间的关系时，常常会遇到两种尴尬的现象，即：子标题呈现隐性显示状态（不方便综合性阅读）。

一是，文章中有子标题编号但无相关的标题文字描述内容（见 图1左），二是，子标题文字（含编号）以加粗的格式呈现于子标题内容首段的首句位置（见 图1右）。

图 1 公文子标题呈现的隐性状态

这样，原本有着清晰结构的文章内容，在阅读（尤其是精读）时，就很难实现结构与内容的关联性查看，凭增了思考和文稿处理的负担和麻烦过程。

前者，子标题编号虽然呈现出了二级子主题的顺序关系，但是行文中却常常隐去了编号以下内容的主题文字（即省略了编号层级所属内容的标题文字提炼工作）。如果需要在阅读中了解上下文或结构与内容间的关联时就相对麻烦（需要在反复的页面翻转中查看）！无形中就增加了阅读的负担。甚至，读者常常需要在精读时，针对每个子主题内容再进行相关总结和提炼（如子主题的文字或要点），此后才能实现有效的关联阅读。

后者，虽然子主题以标题文字加编号的形式突出呈现，但排版过程却需要逐一手工加粗处理，既麻烦还不易达到格式规范的要求。关键是，如果希望在阅读中了解上下文或结构与内容间的关联时，仍然需要在反复的页面翻转中查看！不但过程相对麻烦，还容易产生顾了前顾不上后的阅读混乱现象。

在当今文档数字化的时代，用相关文字处理软件处理电子文档时，只要稍微调整一下传统的行文（或排版）习惯，就可以借助相关工具明显改善上述行文中结构与内容的隐性化显示（不易阅读）问题，让复杂的文章阅读、审改过程变得既能直观查看，又能灵活的简单处理。这个工具就是“导航”窗格（见 图2）。

图 2 借助办公软件处理文稿，可直观显示结构与内容的关系

原理也很简单。就是在结构化思维的基本原则上，一是添加文章编号的标题文字（提炼下层内容），二是让标题文字与正文内容相互独立（遵循分离、不掺和原则）。

具体而言，就是要让每个带编号的子标题有抽象出来的描述文字（方便提纲阅读）；再让段首加粗的一句文字独立成一行。最后，将这些标题段落运用对应标题样式名（如：“标题1”、“标题2”、“标题3”……）。这样，文章的结构（各级子标题），将自动显示于文字处理软件的“导航”窗格内，且按级别以递进缩进的格式呈现。

通过“导航”窗格中各级标题的“展开”和“折叠”操作（见 图2左区），可以快速显示文章结构的宏观与微观状态（用以辅助文章结构的查看和简化调整。如：父子关系、位置关系等）；通过单击“导航”窗格的某个标题位置，还可以直接跳转至相应页面的内容区，从而方便在大纲与内容间直观审核关联内容的关系（形成纲举目张状态）。

除此之外，办公软件还可以通过“样式”窗格实现快速、规范化的修饰、排版工作（见 图2右区）。从而统一全文中同类对象的排版格式，高效、高质地避免了手工处理的麻烦和不规范问题。

由此可见，为适应当今的数字化时代，只有顺应时势，调整一些传统的行文和文字处理方式（包括：懒于提炼内容生成标题文字的偷懒行为，以及不考虑读者阅读理解方便的傲慢行为），才能跟上时代的步伐，让自己的工作更有成效，更加便利、简单；让读者更愿意阅读你的文章，达到行文的传播目的。