写出好文档的逻辑，以及思路、方法和工具

KVP

本文想通过写文档的逻辑，说明好文档的标志。同时针对写出好文档的麻烦过程，说明高效处理文档的思路、方法和工具，以及工具可以解决哪些麻烦的处理过程。如果通过相关培训，还可以帮助文档制作人将文档制作的思想，在训练中融入高效、高质的文档处理过程和潜移默化的行为习惯之中。

如果认为借助办公软件制作电子文档的过程，只是一种掌握工具的应用技能过程，恐怕就偏离了软件开发的初衷。因为，借办公软件制作文档并不是一个纯技术问题，而是一个如何高效、高质做出好文档的问题，“好文档”就应当具有辅助阅读者提升对其思想的认知、理解和记忆的特征。

为此，本文从期望制作出“好文档”的角度出发，说明与文档制作相关的逻辑、问题和方法，以及工具的作用。具体内容包括：

写好文档的逻辑，以及好文档的标志；

制作好文档的过程会遇到哪些麻烦，以及克服麻烦过程的思路；

高效、高质完成好文档处理可借助什么工具，以及工具的正确使用方法。

写文档的逻辑，以及好文档的标志

凡制作文档的目的，均期望将自己系统化思考的主题内容，通过文档形式进行清晰的记录并广泛传播。那么，制作出来的文档是否具有价值（他人是否可以看懂），就体现于其是否具有可读性或易读性。所以，好文档的（好读）标志通常包括以下六个环节：

主题：明确直观

结构：层次清楚

逻辑：通畅顺序

内容：形式丰富

格式：规范统一

审改：灵活简便

如果文档制作人可以按上述要求处理文档的每一个环节，既能辅助自身清晰地调理思想，制作出高质量的文档，同时也能方便阅读者或审核人快速阅读、理解，审改文档的内容。

文档主题，要求明确直观

文档的主题是否明确、直观，常常体现于文档的标题文字中。同时，标题写作也是文档处理的一大难点。难就难于文章标题的写作，既不能太具体（啰嗦冗长），又不可太抽象（难以理解）。

根据结构化思维课程的原则，解决主题明确的难点过程，可通过先撰写序言，再从序言内容中进行取舍、平衡，提炼出最终抽象、明确、直观的主谓宾齐全的主题文字，获得以上统下的提纲携领效果。同时，保证一篇文档只体现一个中心思想。

内容结构，要求层次清楚

在文档主题明确的前提下，要想将一个复杂的中心思想表述清楚。最简单、实用的方法就是在化整为零的过程中，将抽象的主题拆分出若干易于理解、表述的子思想，并在拆分过程中明确各个子思想的父子层次关系，获得以下撑上的支撑效果（见下图）。

在主题拆分的过程中，则应遵循结构化思维明确提出的“相互独立至穷尽为止”原则。也就是说，拆分各个子思想的过程，既不可以将多个简单主题掺和在一起形成复杂问题（增加读者对认知、理解和记忆的负担），又不可丢三落四，缺东少西（平添对认知、理解和记忆的障碍）。

其中：复杂问题能否拆分到“相互独立”的程度，属于思维的细化能力问题。即：针对复杂事务的细化问题，只有化整为零，才方便各个击破。而“穷尽为止”，则属于经验问题，需要在日积月累的过程中记录、总结、完善。

内容的逻辑，要求顺序通畅

在主题明确、层次清楚的前提下，如果希望将复杂的思想可以有效辅助他人认知、理解和记忆，就需要将表述的内容调理出清晰的逻辑顺序。做事过程中，凡顺序混乱，结果必然混乱，甚至不能达成预期的结果。

所以，凡做事者均不可忽略了做事的顺序（即：流程）。因为，顺序常常决定着做事的成败！

为此，结构化思维原则告诉我们：在有效辅助认知、理解和记忆的过程中，有关逻辑调理的原则是，先将同类事务集中表述，以避免离散、跳跃性表述增加关联理解上的负担，再按事务发展的固有逻辑顺序表述，以体现各个事务间的因果关系。这样，将有助于对复杂事务的理解和举一反三式的思考、阅读能力。

内容的形式，要求丰富多彩

文档形式是否丰富，常常决定其好读的程度。即：能否用读者容易认知、理解和记忆的（文档）形式，讲解作者的复杂思想和故事。

因为，读者与作者间常常存在着明显的专业与非专业性差异。

辅助这种差异性阅读的最好方法，就是合理借助字、表、图三要素特征（包括多媒体元素等），丰富文档的内容形式，以适应读者的阅读环境（或能力），进而达到辅助阅读的功效。

文档的格式，要求规范统一

文档格式的规范统一，也常常是辅助阅读的一种重要手段，对阅读过程中的重点突出、内容理解等，都将起到重要的作用。例如：

如果同一篇文章中的同类对象格式不同（如：相同级别的标题格式不同），就可能直接影响对文章结构的规划和审核过程，并在审改中形成混乱和麻烦状态。

如果数据表格中同列中的数据格式存在差异，不但可能影响到数据阅读的效果（如：小数点没有对齐形成错位阅读现象），更可能影响到计算的结果（如：数值与文本混合将形成计算性错误）。

总之，文档格式是否规范统一，不只是一个文档制作过程中的形象问题，本质上就是一个提交文档的质量问题（呈现效果的可读性问题）。

审改的过程，要求灵活简便

作家说：“好文档从来都不是写出来的，而是改出来的！”。作家如此，何况常人？

面对好文档的这一写作规律，如果其审核、修改过程既不直观，还相对麻烦，将直接影响到作者追求卓越的欲望。

所以，文档的审核、修改过程是否灵活、简便，也将成为评价好文档的一项基本指标。好在办公软件提供了相关的工具，可以满足文档审核、修改过程的灵活、简便需求。只不过需要有此需求的人，进行一些与时俱进的学习而已，并掌握相关工具的正确方法。

制作好文档存在哪些麻烦，以及处理麻烦的思路

在理清了文档制作的逻辑以及好文档的基本标志后，是否感觉制作出好的文档确实是一个相对复杂、麻烦的过程？也正是因为这一类相对复杂、麻烦的过程，让多少有心写出好文档的人望而却步，或半途而废。

然而，做什么事不麻烦呢？如果我们凡遇麻烦事就放弃，那还能做出什么事来呢。于是，我们就面临一个十分尖锐的问题，即：遇到麻烦事又不能不做时，应当采取什么态度应对，应当寻找什么方法解决，这才是人生呀。

其实，所谓的“麻烦”就是一堆小问题混杂在一起形成的一个复杂问题，它让人看不清、又摸不着（即简单问题的隐性化），从而形成无从下手的处理状态。那么，如何处理这一类复杂事务呢？

首先，应当遵循结构化思维原则建立解决复杂问题的思路。即：面对复杂问题的处理就是要在静心的基础上，将隐性的复杂事务拆分为显性化的各个子事务（即：拆分出一个个独立、穷尽的，容易处理的小问题），然后在调整出各个子问题的逻辑关系后，就可以反向从一个个子问题的解决开始，直至完成整合复杂事务的处理。

其次，就是借助一些合适的工具，将复杂问题化繁为简。一方面避免手工、重复过程的随意性，一方面获得快捷、优质的处理效果。

原来，人类发明工具的主旨，就是想借工具提升重复处理过程的精度（保证质量），同时实现重复性过程的简化操作（提升效率），甚至借此达到批处理的效果（降低成本），减轻人为手工处理的麻烦和差异。

如果面对复杂事务的处理不那么麻烦了，是否很多人就可以在追求卓越的途中走得更远，步子迈得更坚实一些了呢？

所以，面对麻烦最好的方法就是学习并掌握（甚至发明）一种工具，让工具在处理麻烦的过程中解决那些有规律、重复性的事务，从而解脱人为处理的麻烦过程，腾出更多的时间和精力思考更深入的问题，解决更深入的麻烦。这就是工具的事半功倍效应！

借工具克服麻烦过程，以及工具的双刃剑效应

借工具可以克服哪些麻烦过程

针对写出好文档这一活动将会遇到种种的麻烦，就产生了对应的办公软件（如WPS、Office等）。掌握这类工具软件的使用，不但可以改善传统手工文档处理的麻烦，又能获得精准、简化、批量处理的效果，提升文档处理的整体能力。甚至可以辅助良好文档处理习惯的养成。包括：

借AI功能，简化文档内容生成的困惑和麻烦（思路、结构、内容）；

借编辑工具，简化文档结构和逻辑调整的麻烦（灵活、简便、直观）；

借修饰工具，简化文档格式规范和统一的麻烦（快速、批量处理）；

借规范化文档，改善文档审核和修改的麻烦（直观、简单、灵活）；

借分享和协作，简化文档内容动态交互的麻烦（直观、可跟踪）。

工具的“双刃剑”效应及使用原则

凡工具，必然存在“双刃剑”效应。正确使用，可获得高效率、高质量、低成本，灵活、简便的结果。不当或错误使用，反之！所以，学习和使用工具的重点在于掌握其规律和正确的使用方法（包括：流程）。这样，才能避免因工具使用不当而伤及自身的问题。

办公软件这一类工具虽然不会“伤”及人身，但却会在不正确的使用中养成不良的行为习惯，导致虽然使用了工具，却不能达到预期的目标（包括效能和质量）。

所以，工具的学习和使用（包括培训），重点在于掌握正确的使用方法，避免成为技术的奴隶（为呈现技术酷点而学习、炫耀技术的行为）。

关于工具类软件的学习和使用问题

如果将办公软件一类文档处理工具的学习和培训过程，当作一门纯技术应用或技术类培训活动，就可能偏离软件开发的初衷, 就可能脱离制作好文档应当具有的基本思路。

如果针对办公软件的培训课程，强调以功能为主线划分学习的结构，在离散性知识点和功能的学习过程中，虽然可以掌握一些软件应用的技巧，同时也打碎了高效率、高质量和低成本处理文档的系统性，很难帮助学员形成课后自主学习的举一反三状态。关键是，针对软件功能的离散性、跳跃式教学活动，常常会在忽略系统性的过程中省略一些关键的应用环节（包括条件等）。

例如：

在电子表格课程中，讲到数据统计的灵活性与变化感时，人们时常热衷于强调“数据透视”功能，而忽略此应用的流程、顺序（包括条件）。导致课堂上由于借助了预先准备的教学示例，很容易让学员快速掌握数据透视功能的应用技巧，也能快速调动起学习的兴趣。但是课后（学员回到自己的工作环境），常常就会因自身数据的不规范（如表体结构不正确、表格数据和格式混乱），而不能实现透视功能的预期。如果反复出现此类现象，就会让学员丧失对已经学会功能的兴趣和应用热情。

如果能够将软件功能的学习和训练，融入文档制作和处理的规范化流程之中，将功能的应用串联于文档处理的工作秩序和顺序之间。既可以深刻理解软件功能的用途和使用方法，也能将功能与应用的规范建立起密切关联，为自主学习奠定坚实的基础。

这也许就是教育理念所说“授人以鱼，不如授人以渔”的道理吧。

愿所有办公软件的培训工作者们，能从用户应用需求的角度出发，将软件功能的讲解和训练融入文档处理的规范化流程之中。在理解软件功能开发初衷的前提下，将文档制作的规范流程、行为规则、应用条件、对应功能、使用技巧和呈现效果融为一体，将办公软件的纯技术型培训类型，引导至针对好文档的应用型培训状态。久而久之，文档处理者将可以在这样一种潜移默化的训练过程中养成良好的行为习惯。反之，良好行为习惯的形成，就是呈现思维能力和文档处理素质的外在形态。