互助互学，使用多维表格设计解决一个使用场景的问题

场景说明：部门有人数7人，共同跟进负责某个相同的项目，或者某个区域，某个门店，某个设备等等类似的理解，每人每周工作日轮流跟进这个项目（这个门店、这个区域、这个设备等等）一周，循环往复，这个项目这个门店这个设备还在就不会终止，一直有人在对应跟进，不管部门人数增加还是减少都不会打乱原有的计划，中途人员请休假也可以顺位替补。从管理者角度解决这个场景问题，希望运用生产力工具高度自动化（如自动更新，自动提醒，定期总结，成员反馈等）的能力来实现。你们会怎样来设计？