WPS知识库评测：如何用AI重塑你的文档工作流？
一、背景介绍——WPS知识库来了
如果你经常用WPS处理文档，可能已经习惯了它的基础三大件——Word、Excel、PPT。但有没有想过，如何让WPS减少幻觉，变得能“更懂你”，甚至能直接回答你的专业问题，帮你解决工作难题，是不是更爽？
上次介绍了把DeepSeek装进WPS，那么今天我们要聊一聊WPS知识库——一个隐藏在WPS里的智能助手。其实腾讯的ima、知乎的直答、MetaSO、纳米搜索、COZE等平台早就推出了知识库功能，而且像ima和Cherry Studio也支持本地知识库了，WPS知识库可谓姗姗来迟。WPS知识库依托常用的WPS软件，可直接关联云盘文档、调用WPS AI进行格式解析，无需跨平台操作，省去了切换的麻烦。
它综合利用在线云盘、办公文档处理、文字OCR识别和WPSAI等多项功能，辅助快速文件阅读和检索、自动生成内容，特别适合教师、学生、译者等需要高效处理文档的客户群体。
二、功能特点：不只是个“文件夹”
WPS知识库看着像个收藏夹，但它的核心是智能检索+信息整合+内容生成，主要体现在以下几个关键功能：
1. 多种文件格式支持
支持PDF、Word、Excel、PPT、TXT等多种格式直接上传和预览，还能存储网页链接、聊天记录，甚至还能关联多维表格等在线数据，并提供实时解析、检索，运行高效，但目前不支持图片、音频和视频等格式文件，图片和音视频需先转写为文字内容，保存到文档中，上传知识库才能使用。
2. 智能问答对话文档
WPS知识库不仅集成了智能问答、联网搜索、深度思考功能，而且知识库、联网搜索、深度思考可以同时选择。在回答问题时，WPS知识库采用检索增强生成（RAG）技术，优先引用上传文档中的内容作为回答依据，而非依赖大模型自身训练数据，因此错误率更低。
对于翻译专业同学来说，可以把它作为重要的记忆库、术语库，也可以作为译文参考和模仿的对象。比如：我们上传最新的翻译技术论文，让其梳理论文摘要的热点话题、写作风格，生成文献综述框架，它就会综合所有搜索到的内容，整合相关信息后，提供结构化、凝练式、有注释的回答，如下图所示。
对于教师，可以上传教学内容，提问并直接提出需求：“你是一位教师，请生成此教学内容的教学设计，字数限制在600字”，知识库即可调用推理大模型，整合文档逻辑，生成结构化教学设计材料。
职场人士可以建立销售数据知识库，当你发出指令：“你是一位数据分析师，请总结销售数据中的3个核心趋势”，就会得到带数据支撑的结论。
3. 自动写报告摘要
如果你存有大量电子书，可以上传到知识库里，让它自动生成章节摘要，归纳重点，甚至绘制出思维导图辅助理解，让你快速抓住核心观点和主要内容。
如果你想撰写相关的总结、报告，又怕提示词无法涵盖所有重点，就可以把要参考的文本资源和相关数据，以及要模仿的样例文本上传，让大模型综合分析判断，拓展思路，写出内容充实、数据完善、风格符合要求的文章，极大地提升工作效率。
4. 共享知识库
WPS知识库支持在线分享，单位各部门之间知识库可以共享，强化协同，减少重复答疑。个人可以和团队成员共建、分享知识库，只需要添加团队共享文档即可。同时，它还可以搜索添加推荐的热门知识库，如：“四六级雅思备考全攻略”、“WPS从入门到精通——操作技巧指南”等。此外，同一文档可以通过【知识库】—【+】，导入文档快捷方式的方法，在不同知识库里实现资源共享，减少文档重复上传，实现数据复用。
三、使用方法——So Easy!
1. 找到入口
新版WPS客户端可以在ai.wps.cn上下载，安装后可以点击首页或侧边栏，定位到【云盘】 —【知识库】。
2. 配置参数
在弹出的窗口中输入知识库的名称，选择系统提供的封面模板，或上传自己设计好的图片。接着，还要补充一下描述信息，建议包含核心用途，帮助使用者快速理解知识库主题，例如：Python语法学习与代码案例库。最后，再点【确定】就可以完成知识库配置。
3. 上传资料
点击【上传本地文件】或者【添加云文档副本】，也可以拖拽文件、云文档快捷方式或网页链接到网页上快速创建知识库。目前知识库具有分类管理功能，支持上传本地文件和文件夹以及导入云文档。这里有一个小技巧，优先上传结构清晰的文档（比如带标题的Word/PDF），这样大模型检索效率更高，问答问题也会更准确。
4. 提问或生成
选择我上传的Python知识库，输入问题，比如“如何理解Python中的类？”，点选深度思考或者联网搜索，即可生成相关内容。回答支持Markdown格式，代码可以直接复制到Python解释器如Thonny中调试运行。
对于已经生成好的文本，你还可以选中一段文字，右键选择“智能生成”，可以实现快速续写、改写和扩写。
四、注意事项——一定要看清
1. 谨慎上传敏感内容
知识库的智能问答依赖云端处理，隐私或涉密文件不要上传知识库，以免泄露个人隐私。若需处理敏感内容，可使用“仅个人可见”权限的知识库，或通过WPS私有云版本地部署。
2. 上传可编辑的文档
尽量采用可编辑的文档。如果上传的PDF是扫描件，最好OCR识别后再上传，如果Excel表要有表头，这样可以提升识别准确率和回答的准确性。
3. 别指望百分百准确
AI可能曲解复杂问题，若回答偏差较大，可尝试拆分问题提问，或上传更权威的参考文档（如官方手册）。
4. 依赖网络和云盘
WPS知识库在使用时需保持联网状态，并确保拥有足够的网络云盘空间。目前该功能处于免费使用阶段，但若空间不足，将无法上传文件。
五、总结
WPS知识库是顺应大语言模型迅猛发展而生的产物，它深度融合了先进的RAG技术。其核心在于借助人工智能对海量数据资源进行结构化处理，从而有效降低信息复杂度，实现从“资料堆积”到“知识随取随用”的智能化转变。
WPS知识库是高校与职场人士的得力助手，它能助你轻松应对阅读文献、撰写报告、整理会议纪要、检索合同条款等多种任务。想要快速上手？建议从管理小规模文档开始“试水”，在熟悉技巧后，逐步告别繁琐低效的文件夹检索，拥抱智能便捷的工作方式，你将亲身体会到工作效率的飞跃！
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