WPS让吃灰的知识活起来

引言：文件太多，引用起来麻烦，WPS知识库或许可以帮到你

作为一名在工程设计方面工作了20年的牛马，我电脑里存了近千篇文档：可研报告、初步设计报告、会议纪要、行业规范……每次需要找某个信息时，都得在文件夹里层层翻找，或者用everything搜索。更头疼的是，很多文档收藏后就再也没打开过，成了“数字垃圾”。直到最近体验了WPS个人版新推出的知识库功能，才发现知识管理原来可以这么轻松，导入文档就能直接用AI调用，甚至能基于已有内容生成新文稿。今天就来详细测评这个功能，看看它是否真的能让知识从“沉睡”变“创造”。

知识库开启、新建，使用、分享流程

如何找到知识库，开启知识库，如何分享，这里很多老师都已经介绍过，我就简单的以表格说明的形式再啰嗦一遍

步骤	描述	截图	备注
1、版本	WPS版本需在22130以上 检查版本，若低于此版本，上WPS官方网站下载最新版本：www.wps.cn
2、开启	打开客户端→左侧云盘→知识库→右侧新建知识库
3、新建	命名知识库名称→选择封面→知识库内容简介		可以自己选择封面，毕竟封面可选内容太少，我是自己制作的封面。或者自己网上下载喜欢的图片作为封面。选择本地上传。
4、添加	打开知识库，点击“+”，选择需要上传的文件来源。		文件来源： 本地文件 本地文件夹 云文档 文件类型： 文档，表格，PPT，思维导图，流程图，多维表格，白板。。。。。
5、分类	根据需要做分类文件夹，每个不同功能的文件夹下面再添加分文件夹。		我最多做了四级分层，大家可以根据需要做自己的分层管理。 至于最多能分多少层，我还没试出来，我想，一般人也不会把文件藏得那么深吧，深的都忘记了，那就失去了文件管理的意义了。
6、使用	右侧知识库，点击提问。 也可以选择在主页面，选择需要的知识库，方框中提问		知识库中提问 主页面选择知识库提问
7、分享	①分享自己的知识库给别人 ②查看分享给我的知识库 ③知识广场里查看更多的知识库		分享特定的文件或者文件夹给需要分享的人。 再收到他人分享的二维码或者链接以后，，点击“申请”，审批通过后即可查看/编辑别人的知识库了 在知识广场中加入到你需要的知识库中。

以上就是构建及使用知识库的完整路径。希望能帮到大家

功能测评(智能调用，辅助创作，轻松分享)

1️⃣智能调用（不用查找，AI直接给出答案）

⭐ 功能描述：把文档导入知识库后，AI会自动分析内容，你可以通过提问的方式快速获取文档中的关键信息，不用手动翻找。

⭐ 真实体验：我导入了526多个文档（包括可研报告、初步设计报告，行业标准，规范图集及相关专业图书）。这里因为涉及到工作隐私，我就拿相关的行业标准和规范做提问。

① 精准查询：问：湖南省烟气排放标准是多少毫克？提问后，知识库引用了我上传的三篇相关最新标准，并且也通过联网参考了当地最新的标准。合起来总共13篇相关资料。回答完美

既有当地标准，也有国家标准，并且指出规范生效时间，给出合理且准确的答案

②细节提问：接着我连续上一个问题问到，湖南标准比起国家标准有哪些不一样的，或者更严？

一般来说地方标准肯定是比国标更严，最少也是国家标准。这点知识库给了我比较详细的对比数据，让我比较满意

2️⃣辅助创作（根据已有的模板，给新建一个新建的类似文档）

⭐功能描述：根据已经上传的类似文档，让知识库新建一个类似的文档，减少重复的操作过程，缩短作者工作时间，提高工作效率

⭐真实体验：我根据我已经上传的十几篇会议纪要，新建一个XXX项目的会议纪要模板，还需要附带签到表，且以DOC版本输出给我。

⭐满意的地方：它给我找出了所有符合我要求的会议纪要模板，并文字描述。

⭐ 遗憾的地方：不能直接输出DOC格式版本会议纪要给我，这点增加了我的工作量。我还不如直接找到原有会议纪要，另存为，更改里面内容比较快。

🎉总结：如果单纯的是给出建议和意见，并提出改进的地方，辅助创作会给你提供很好的思路。但是一旦涉及到具体格式及输出，就需要另外更专业的描述，像DS一样。

3️⃣轻松分享（个人知识一键变团队资产）

⭐功能描述：把个人知识库中的内容一键分享给团队成员，支持权限设置（查看/编辑），方便协作。

⭐真实体验：我把自己的学习知识库其它好友或者同事。

①操作便捷：在知识库界面点击“分享”按钮，选择团队成员，设置权限后发送链接即可，同事打开链接就能直接访问，无需单独下载。

②协作高效：朋友可以在分享的知识库中添加评论，比如对某篇文档的内容提出疑问，我也能实时的看到并回复，避免了来回传文件的麻烦。

③权限控制：支持“只读”和“可编辑”两种权限，要小心设置权限，防止误修改内容。

💡遗憾的地方：分享功能目前只支持WPS团队内部协作（需要同事也用WPS），暂时无法分享给外部用户。

问题反馈

1️⃣不能生成格式文件，这个是个小小遗憾，如果能和DS一样，通过特定的提问给出格式文件，这样就更智能了。

2️⃣不能检索所有文件给出更全面的反馈，比如我的会议纪要上传了20篇，但是最后只能从特定或者随机的几篇给我参考。不知道它的索引逻辑是什么，我还得继续摸索和打磨更精准的提问

3️⃣对于文件页数的限制，比如文件页数500页以后的内容就不能分析，这个还得提高。现在很多超多页面的内容，特别是一些大型文献。

从其笔记较迁移到知识库

以印象比较为例：点击印象笔记右上角三点，导出为WORD文档。

然后通过前文提到的知识库导入文件，添加到知识库内容，为笔记迁移提供了一个很好的途径。

不用担心将来有一天某些公司关闭应用的危险。当然，WPS你可要挺住，我可是冲到退休了。😁

相关的笔记我用的比较少，如果有一天，不用导出，直接转移，那可就太好了。

未来期许

💡期望将来对文件页数的限制能放宽

💡期望能通过分享专业的知识获得相应的奖励，让分享更加有动力

💡 期望能通过知识库也能生成各种文档格式

💡期望知识库的容量无上限，可以参考相关笔记，容量无上限，但是每个月上传的总容量是有限制的，这样虽然短期我不能一次性上传所有文件，但是长时间的我也能无限制的上传。