多维表的分与合如何最正确？

我们在用多维表搭建一个系统时，到底是把多种功能块合在一个文件中好？还是分开在若干个文件中好呢？

例如，一家培训机构，业务模块有“报名收费”“教学管理”“人员管理”等等，这些模块，有些数据是相通互用的，如果放在一个多维表文件中，自然是最简单的，但这样会有以下问题出现：

1、数据的安全性。是否不小心，敏感的数据变不相关的人员看到？

2、文件容量会随着数据增多越来越大，是否会影响到运行的速度？

3、文件的安全性。一旦这个文件受破坏，整个系统瘫痪。

如果的分到不同的多维表文件中，如上面例子中，报名收费、教学管理、人员管理分成三个多维表文件，需要互通的数据就通过同步来共享数据。

多维表的这些分分合合，怎样才是比较合理的呢？请指教，感谢！