红头文件标准编辑全流程（依据 GB/T 9704-2012）

红头文件编辑需严格遵循拟制→排版→印制→核发→归档全流程，核心依据《党政机关公文处理工作条例》与《党政机关公文格式》国家标准，确保合规、规范、严谨。

一、前期拟制（核心合规环节）

1. 起草

• 明确文种：根据行文目的选通知、请示、报告、决定等法定文种，杜绝文种混用中国政府网。

• 内容合规：符合法律法规与单位制度，主题突出、结构严谨，涉及多部门职责需提前征求意见并达成一致中国政府网。

• 格式初构：按 “版头→主体→版记” 框架梳理要素，标题统一为 “发文机关 + 事由 + 文种” 格式。

2. 审核（三级把关）

表格

3. 签发

• 上行文（请示、报告）必须由主要负责人签发，标注签发人姓名。

• 联合行文需所有联署机关负责人会签，签署意见、姓名及完整日期，圈阅视为同意。

二、排版编辑（Word 精准操作）

1. 页面基础设置

• 纸张：A4（210mm×297mm），版心 156mm×225mm。

• 页边距：上 37mm±1mm、下 35mm±1mm、左 28mm±1mm、右 26mm±1mm承德编办。

• 排版：每页 22 行，每行 28 字，正文行距固定值 28 磅。

2. 版头编辑（红头核心）

1. 发文机关标志：由 “发文机关全称 + 文件” 二字组成，小标宋体、红色、二号 / 小初号，居中，上边缘距版心上边缘 35mm。

2. 发文字号：“机关代字 +〔年份〕+ 顺序号”（如 “X 政发〔2026〕05 号”），三号仿宋，年份用六角括号〔〕，序号不编虚位、不加 “第” 字。

3. 红色分隔线：红头文字下空 4mm，绘制1.5 磅红色单实线，与版心等宽（156mm）。

4. 签发人：上行文居右空一字，“签发人” 三字用 3 号仿宋，姓名用 3 号楷体。

3. 主体编辑

1. 标题：二号小标宋体、黑色、居中，红线下空 2 行，回行时用梯形或菱形排布。

2. 主送机关：三号仿宋、顶格，多机关按级别 / 业务范围排列。

3. 正文：三号仿宋、黑色，首行缩进 2 字符，层级序数依次为 “一、”“（一）”“1.”“（1）”。

4. 附件说明：正文下空 1 行左空 2 字，标注 “附件：1.××××”，附件名称后不加标点。

5. 发文机关署名与成文日期：署名居右空 4 字，三号仿宋；成文日期用阿拉伯数字（如 “2026 年 03 月 26 日”），右空 4 字，与署名居中对齐。

6. 印章：端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章边缘与文字边缘紧密贴合，不得出现空白印章。

4. 版记编辑

• 抄送机关：4 号仿宋，左空 1 字标注 “抄送”，后加冒号，多机关用顿号分隔。

• 印发机关与印发日期：4 号仿宋，印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字，用阿拉伯数字标注。

• 分隔线：首条分隔线距主体下空 1 行，末条与版心下边缘重合，均为红色反线。

5. 页码

• 4 号半角阿拉伯数字，版心下边缘之下 7mm，单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字安康市人民政府。

三、印制与核发

1. 印制

• 涉密公文在符合保密要求的场所印制，确保文字清晰、墨色均匀、版心端正中国政府网。

• 双面印刷，页码套正，页码位置准确，无重影、无漏印中国政府网。

2. 核发

• 印制完毕后，专人检查文字、格式、印刷质量，确认无误后分发。

• 登记发文信息：发文字号、份数、分送范围、领取人等，留存台账中国政府网。

四、归档管理

• 按档案管理规定，将公文定稿、正本、附件等整理归档，确保完整可追溯。

• 电子公文同步归档，按规范命名存储，便于检索调用。

五、常见错误避坑

1. 年份括号误用：禁用 []、()，必须用六角括号〔〕。

2. 字体字号错误：正文非三号仿宋、红头非小标宋体均不合规。

3. 成文日期不规范：禁用汉字数字，必须用阿拉伯数字。

4. 印章位置错误：不得压正文、不得悬空，必须下压署名和日期。