「教育行业案例」新爱婴早教中心-轻成本实现教务管理自动化

@金山办公

📢	用户使用的产品：轻维表介绍该系统模板样张：https://kdocs.cn/l/cdPEM9MRWM8i

🏫 新爱婴早教中心介绍

「COMBABY 新爱婴」创立于2003年，是中国知名的0-6岁早期教育机构，开创了中国蒙台梭利教育的先河，是美国蒙台梭利协会（AMS）的重要会员单位。目前，新爱婴已拥有1100多家早教中心，遍布于全国400+个城市。本次与我们进行共创合作的是新爱婴广水早教中心。

📍	共创方介绍：广水早教中心坐落于湖北省广水市。校区共有教职工20+人，学员200+人。校区负责人孙佳琪老师不仅亲力亲为教授课程，还对市面上的办公类产品抱有高度的探索热情。此次通过与我们的合作，共创搭建出了一套以金山文档为数据中台、串联多环节的教务管理系统。为早教中心的日常工作带来极大便利的同时，也为0成本开创教务管理解决方案提供了一条新思路。

新爱婴早教中心园区效果图

托班课堂场景

亲子班课堂场景

广水分校教室

客户遇到了哪些问题？

「教务管理」几乎是所有教育培训机构都少不了的环节。在总部没有提供统一管理工具的情况下，加盟院校如何自研出一套方法，将教师、学员、销售等诸多角色进行有序管理，是摆在加盟商孙老师面前的第一大难题。而将问题一一拆解，孙老师又总结出了以下这些更为具象的问题。

🔍	让孙老师头痛的难题: 员工信息化程度不高，如何降低他们的学习成本？涉及工作环节较多，能否只用一款产品来承载所有内容？不同部门的员工在工作中存在交叉环节，如何进行数据关联？如何解决销售人员手动填写数据，跟单情况易重复的问题？数据分析太麻烦，如何帮助管理层高效查看经营、管理数据？

客户为什么选择金山文档？

其实在遇见金山文档之前，孙老师也接触过许多教务管理类产品，但在真实使用过后依然遇到了如：产品灵活性较低，无法满足企业个性化需求、使用门槛较高，基层员工难学会等一系列问题。

而后，「金山文档-轻维表」引起了他的注意。其中的仪表盘、自动化任务、自定义打印、关联引用、多种视图等亮眼功能更是完美契合了孙老师当下遇到的问题。于是我们一拍即合，合作打造出了一个轻成本、易操作的教务管理系统。减轻了广水中心内部流程负担的同时，也使轻维表的数字化优势得到了充分发挥。

广水分校管理系统结构图

📚场景介绍

一张表走完所有工作流程，帮团队减负

背景简述

使用企业管理工具做员工与工作的统筹，是一个团队必不可少的工序。但目前市面上的教务类CRM产品成本居高不下，且往往难以满足企业定制化需求。继续使用传统的Excel 表格做管理的话，又存在诸多局限性，比如对需要记录大量学员信息、课程安排、跟单记录、合同管理和数据分析的广水中心来说，缺乏协作性，效率很低。

使用「金山文档-轻维表」，可以帮助教培机构在极短的时间内根据业务需求搭建出团队专属管理系统，比教务CRM更轻量，比传统Excel更高效。

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管理流程环环相扣，企业整体效率飞速提升

客户全生命周期管理、销售团队跟单情况、老师课堂反馈等信息都能在一张表内呈现；

可智能进行部门协作与沟通，信息传递不打时间差；

云端数据存储，不再为数据丢失而懊恼，修改记录也可时时追溯。

1.跨角色多人协作，随时随地沟通交流

想要给予学员和家长更为优质的服务，往往离不开校区各部门、各角色成员的齐心协力，其中就免不了协作沟通的问题。「轻维表」支持多人跨角色协作，避免重复服务与数据错误等问题。

学员信息和班级、老师排布相关联

2.云端存储数据，无惧信息丢失

对比传统的Excel和教务CRM工具，轻维表采用云端数据储存，且提供历史版本查看，无惧数据丢失的同时，还可以追溯员工的操作行为，方便又省心。

对不同视图设置权限管理，为学员资料安全添砖加瓦。

3.业务流程自动化，消息触达更顺畅

「轻维表-自动化任务」支持新增纪录/修改记录/定时/到期自动提醒，同时支持企微等多平台打通，可以更好的帮助广水中心实现线索自动化流转，打通数据孤岛，更好的维系与学员、家长之间的关系。

高效解决流程性工作，帮教师减压

背景简述

在日常课堂教学之外，老师们还额外拥有一些衍生工作，如备课、排课、消课、课后评价等。这些工作看似简单，实际操作步骤却异常繁琐。

通过「轻维表」，老师只需将上述所有数据信息汇总到一张表中即可实现多表使用。同时结合「自动化任务」、「自定义打印」功能减轻流程性工作，让老师们将精力聚焦在教学质量上。

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高效解决流程性工作，帮教师减压

传统表格只能单表单用，缺乏数据串联能力且操作复杂，极大的增添了老师的学习成本；

「轻维表+自动化任务」将多环节内容聚集在一张表中，同时可帮助老师快速同步学员课堂表现至家长群，真正的事半功倍；

「轻维表+自定义打印」只需提前布局打印模板，表中内容即可实现批量复制至模板，完成学员档案的快速建立。

STEP 1：搭建老师管理工作表

在已构建的教务管理系统中，新建老师管理工作表页面，并根据日常工作需要设置「签到」、「课表」、「课后评价」等相关操作维度。需与其他工作表内容相互串联的部分，可使用「关联」字段进行目的达成。

设置所需操作维度

告别传统拥抱自动化，帮销售提速

背景简述

在从传统办公方式调整为自动化办公之前，广水中心的销售人员每天都需要花费大量时间整理纳新留资、新会员名单、老会员充值记录等内容。到了招生旺季和活动期往往应接不暇。此外，因校区之前一直采用手动记录数据的工作方式，销售之间常常出现一个用户同时被多人重复对接、姓名和联系方式记错对不上等现象，严重影响了用户体验与工作效率。

使用「轻维表」-「表单视图」，销售只需填写一张表单，生源信息便会自动同步于总表。不仅便利了他人查询防止跟单重复，也更好的提升了服务体验。

🙌	活用多种视图，信息分类清晰明了 STEP 1：搭建销售跟单工作表在销售操作页面中增加「表单视图」，并增添需销售人员填写的字段。其中「课程顾问」字段可直接关联员工名册，帮助销售记录与跟单人员强绑定。销售人员一表完成客户留资可与其他数据相关联 STEP 2：切换查询视图，防止跟单重复新建「查询视图」，销售人员输入学员姓名等信息，即可查询已跟单记录，防止撞单。此外，管理层可建立「表格视图」并设置查看权限，即可掌握所有销售人员的跟单情况。查询生源信息设置单个视图访问权限

可视化仪表盘加成，帮负责人提效

作为广水中心的负责人，孙老师非常重视运营数据与企业的效能管理。除了授课、编写教材外，他的日常工作还包括统计分析经营管理、老师上课等数据，并最终将各项数据整合汇总形成分析报表，为管理与经营方向调整提供决策依据。

在使用「轻维表-仪表盘」功能后，原来繁重的数据汇总工作可通过简单配置+实时统计来完成，日常工作效率得到了显著提升。

🙌	可视化仪表盘加成，帮管理层提效将经营管理、老师上课等数据直接生成饼图、折线图等形式的图表。仅需配置一次将数据与表格内相关数值相关联，即可实现数据实时更新；负责人每天只需查看仪表盘页面，就能掌握当前业务进展。免除反复做表的麻烦工序外，数据准确性也有了保障。用户实际应用演示：

💬客户寄语

🙍	金山文档给我带来了极大的便利。它将我的教学、学员维护、资料管理等工作上传到云端，实现了安全、快捷、操作简单的日常操作。云端空间安全可回溯，我再也不用担心文档丢失，也不必像以前因为U盘丢失而重新编辑文件，浪费时间和精力。简便高效的操作，让我能够轻松地填写重复的表单；而低操作门槛的设计，使得即使是不擅长表格文档的小城市居民也能轻松愉快地使用办公系统。

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