效率账本：WPS表格这9个和数字有关的贴心设计，你知道几个？

表格的灵魂是数字，但数字也最容易翻车。为了减少翻车，WPS表格其实做了很多有关数字的贴心设计，但每次在课堂讲到，底下都是哇声一片：原来WPS这么贴心，我以前怎么不知道？

其实在用WPS表格之前，我也不知道。这些场景都来自于我自己过往工作中的真实场景，在没有用WPS表格的时候，我学会了很多技巧很多公式，也靠着讲这些技巧这些公式赚了不少课酬。直到我用上WPS，才发现——天啦，在WPS里根本不需要掌握那么多公式和技巧，小白也能轻松实现这些效果！甚至对于一开始就用WPS表格的人来说，他们会觉得——啊，我以为所有办公软件都这样啊！

尤其是0开头数字识别为文本和身份证号自动转文本，真的是印象超级深刻！07年手工录人力资源档案，员工编号是8位，分别对应年月日顺序号，所以我需要录入06090801，录完后好家伙0不见了，哭死，然后网上搜教程怎么处理；录身份证号，没经验，只顾低头录，好不容易录完所有档案交给上司，上司也没看直接交给了财务（计算机专业毕业加看起来真的很厉害，上司太过信任我了），结果财务打回来了——小贺呀，你身份证号末尾3位都是0，是不是录之前没有设置文本格式啊？朋友们，天塌了呀，纸质档案！从档案柜里拿出来，一个一个档案袋拆，一张一张重新录，再一张一张放回档案袋、摆回档案柜……不说了，都是泪。

所以，我打算写一系列“WPS不长嘴”，讲讲那些WPS各个组件中好用而又不太为人知的设计。

今天算是第一讲：WPS表格中与数字有关的贴心设计。

一、0开头数字，自动识别为文本

很多时候，我们会需要在表格中录入以0开头的数字。它的作用不是数字，而是编号，比如：01、001、0001等等。

在别的办公软件里直接输入，回车后只剩"1"——因为别的办公软件会把纯数字当作数值来处理，而数值前的0是没有意义的，所以0会被干掉。如果想要保留0？三个方法中你总得选一个：将单元格格式先设置为文本再输入；输入时先加一个英文单引号；用自定义格式显示前导0。

而在WPS表格里不用如此麻烦，因为WPS表格有一条底层设计：所有以0开头的数字，自动识别为文本，所以如果你这一列没有做过任何格式设置，大可以大胆直接输，01还是01，0001还是0001，不需要做任何其他设置。如果你的表格在输入以零开头的数字如01还会变成1，可以先确认下软件版本是不是最新的，记得安装软件请上WPS官网：www.wps.cn

二、12位及以上的长数字，自动转换为文本

18位的身份证号，传统软件里会变成科学计数法，末尾的3位会变成0。这就导致辛辛苦苦录入的身份证号码一不小心就错了——并且这种错还不可逆。为什么会出现这种情况？因为个人电脑表格软件最多只能精确计算 15 位数字，身份证有 18 位，所以从第 16 位开始，它就不记也不算了，干脆把末尾几位变成 0。

WPS是我们自己的软件，所以懂长数字不是用来计算的，于是WPS表格就有了这样一条默认保护机制：12位及12位以上的长数字自动转换为文本——什么都不需要设置，Ctrl+数字1查看格式就是常规，但数字稳稳当当一个不少，右对齐变左对齐，NICE！

三、填 1 就能自动生成序列，不用先填 1、2 再拉

在别的办公软件里，如果需要在序号列填充 1 到 100，通常得先填 1、2，然后选中 1、2 再往下拖填充柄，它才知道你要的是“序列”，而不是复制。

WPS 表格里不用这么麻烦。它默认就懂你要的是序列填充：你只需要在第一个单元格填 1，然后双击填充柄，它就会自动往下填 2、3、4、5……一直到你需要的位置。

这就是 WPS 的又一条贴心底层设计：序号列默认按序列走，不按复制走。

那如果想要一样怎么办？那就填充完后，在自动填充选项里选择“复制”好了，有需要的话还可以选择“不带格式填充”

所以如果你只是想做 1、2、3……这样的编号，大可以只填一个 1，然后双击填充，不需要先填两个数告诉它规律，也不需要做其他设置。

四、状态栏中文读数，更符合中国人习惯

选中一列金额，在别的办公软件状态栏长这样：

长长长长长的数字，像我这样对数字不敏感的人得数着读：个十百千万十万百万千万亿，哦，这个求和是6亿8396万2624……眼睛好累，手指好累，脑子更累。

但在WPS表格里长这样：

眼睛一扫，直接中文单位计数！还是WPS更懂我，我们自古以来就是以万为单位，习惯的就是万千百十的读法，这是我们从小到大养成的数感。你看，没有对比就没有伤害。

你要是觉得这个设置不喜欢，还可以在状态栏空白处右键单击，勾选你想要的统计项（平均值、计数、求和、最大值、最小值都行），习惯千分位或万位分隔符的也可以顺手进行修改，还是那句老话：拥抱WPS，轻松新建无限可能。

五、金额一键变"万元"

报表里"23800000"读起来有难度？WPS独家【特殊】格式，一键改为万元显示！选中整列，Ctrl+数字1（单元格格式快捷键），【数字】-【特殊】-"单位：万元"，万、百万、千万、亿随你选，确定。显示变了，原值没动，统计照样算，排序照样排，筛选透视都不受影响。

两个注意点：改格式要整列改，别一格一格点；特别是这里别去双击填充柄——那是填充操作，不是改格式。

六、人民币大写，报销单神器

报销单、合同金额要大写："贰万叁仟元整"手写容易错，并且一旦手工输入大写就没有办法再进行计算排序筛选统计。要是别的软件，要么要写很长长长的公式，要么就只能手工输入。

可WPS多贴心呀，来，选中这一列数据，Ctrl+数字1快捷键弹出单元格格式设置面板，在【数字】选项卡里找到【特殊】-"人民币大写"，一键到位！

额，说个题外话，万一出现井号（#####）别慌，那是列宽不够——鼠标放到大写列和右侧列的两列之间，光标变成左右双箭头十字架时双击，一键完成列宽自动调整，大写就能完整显示啦。当然，你也可以直接选中这一列，右键单击，在右键菜单中单击“最适合的列宽”。

七、求和出错？一键转回真数字

经常有学员跟我说：贺老师，我这个求和怎么老是不对呀，我用计算器算出来就是比函数算出来的多呀？是不是软件出BUG了？

怎么说呢，数据不规范，分析泪两行。这种情况大概率是有部分数字格式不正确——要么有多余的空格，要么出现了文字型数字。面对这些穿着数字外衣的文字，怎么办？

WPS提供了两个快捷方法。

方法1：找到其中一个被标记异常的单元格并选中，单击左侧出现的黄色感叹号图标，在下拉菜单中单击【转换为数字】或者【批量转换为数字】。

不过【批量转换为数字】这个方法有个弊端——很容易把其他长数字也转换成数字。不过也没有关系，WPS给这条规范打了个补丁：检查到包含超15位的数字，提醒你要不要跳过。你看，够贴心吧？不过对于我这个“懒人”来说，多点一下鼠标都是需要力气的，所以我选择方法2。

方法2：选中所有需要计算的列，在【开始】选项卡【数字格式】功能组中，单击【转换】下拉按钮，选择【文本型数字转为数字】，一步到位，并且完全不用担心误伤。并且，这个功能还是免费的，专治各种“披着数字外衣的文本”！

八、选择性清除，只删该删的

在职场中，经常收到他人发来的不规范数字。最烦的就是数字和文字混在一列：想留数字删文字，手动删到怀疑人生。Ctrl+E或者分列又觉得没有必要。这个时候，你可以看看WPS表格中的【清除】功能。这个功能其实我之前就写过帖子（见下方），今天之所以放在这里又讲一遍，是因为这个功能对数字处理非常友好。

选中需要整理的列或区域，在【开始】选项卡的【清除】下拉列表中单击【选择性清除】下的【非数字】，文字、字母、符号一次退场，数字原地立正。

九、仅保留数值，藏起你的算法

表格要发出去，但不想让人看到计算公式？两步：先Ctrl+G定位，勾"公式"，把全表公式一次性选中；再在【开始】-【转换】里单击"仅保留数值"。公式变成纯值，算法带回家，别人拿走的只是结果（此项为会员功能），这其中的价值，不用我说你也明白吧？

这笔账，你自己算算

0开头0不丢、长数字自动转文本、序号只需要填1就能下拉、读数顺口、单位一键换、大写不出错、假数字一键转真、乱数据精准清、算法随手藏——这9个设计，单独看是9个小方便，合起来看是一件事：你不用再替软件操心数字的"面子"和"里子"，专心管业务就行。

把细节做在录入之前，是工具对使用者最大的体贴。这也是我为什么一而再再而三的在各种场合强调“拥抱WPS，轻松新建无限可能”“WPS大会员在手，下班说走就走”，为什么愿意为WPS带盐、为WPS发声——WPS真的太懂我们职场牛马的苦了。

这9个贴心设计里，哪些是你今天第一次知道的？哪些是你工作中能够用得上的？评论区报个数。

另外，预告一下，下一篇聊聊与身份证号有关的贴心设计，有兴趣的朋友可以蹲一下。

#用了WPS之后