库存不够了老板最后一个知道？我给WMS装了报警器：低于安全库存自动标红，群里直接弹消息

仓库最容易出事的时刻，不是盘点那天，是没人看表的那天。

上个月还是老剧本：车间催料，仓库才去翻表，发现某个物料早就低于安全库存了。问一圈，谁都没发现。

问题不在人，在表。表再准，没人盯着看，等于没表。

所以这次给WMS-1.0加了个"报警器"，三步搞定：

1. 把安全库存拉到现存量表里

2. 低于安全库存，自动标红

3. 点击按钮，预警消息直接发到企业微信群

做完之后，库存一告急，手机上直接弹出来。

一、先想清楚：报警器装在哪

先看我们已有的家底（前面几篇搭好的）：

• 物料档案表：每个物料都填了一个安全库存数字

• 现存量明细表-按编码：实时算出每个编码的现存量（入库汇总−出库汇总）

报警逻辑其实就一句话：现存量 < 安全库存，就要喊人。

但这两份数据分散在两张表里，先得让它们碰头。

二、第1步：把安全库存"搬"过来

打开「现存量明细表-按编码」，新建一个公式字段，名字就叫安全库存。

公式：跨表拉取安全库存

=IF([@物料编码]="","",IFNA(XLOOKUP([@物料编码],物料档案表![物料编码],物料档案表![安全库存]),0))

公式解释：

• XLOOKUP：拿着本表的物料编码，去物料档案表里找对应的安全库存值

• IFNA：万一编码在档案表里没找到（比如新加了编码还没建档），给0兜底，不让整列报错

• IF(...="","")：空行不显示任何东西，表格干净

建好后，每个物料后面都跟着它的安全库存红线。

图1：现存量明细表-按编码——物料编码、物料名称、现存量、安全库存四列并排

进阶：一列「库存状态」，补货和积压一起看

预警只管"不够用"，仓库里还有另一大坑：买太多压仓库。积压占的是真金白银的现金流，却没人给它设过警报。

所以别只做一个"低于就报警"的开关，直接加一列库存状态，三态一起判断：

公式：库存状态三态判断

=IF([@物料编码]="","",IF([@现存量]<[@安全库存],"补货",IF([@现存量]>[@安全库存]*5,"积压","正常")))

公式解释：

• 现存量 < 安全库存：低于红线，输出"补货"

• 现存量 > 安全库存×5：库存是安全库存的5倍还多，输出"积压"。这个倍数不是固定值，按你厂里的周转速度调——周转快的物料2倍就算积压，慢的放到8倍也正常

• 中间地带：输出"正常"，什么都不用干

有了这一列，条件格式也跟着升级："补货"标红，"积压"标黄，一张表上看完两头的问题。

图2：现存量明细表-按编码——库存状态列显示补货/正常/积压，补货行标红、积压行标黄

三、第2步：低于红线，自动标红

这是多维表格自带的功能，不写一个公式。

操作路径：表头右上角 → 条件格式 → 新建规则：

• 条件：库存状态 = 补货

• 动作：整行（或单元格）填充红色

保存的瞬间，低于安全库存的物料整行变红，一眼就能看到哪个料告急。

图3：条件格式配置界面——条件"现存量小于安全库存"，填充色选红色

最关键的一点：多维表格是云端表，条件格式跟着视图走。 手机上打开同一个表，红色行一样显示。也就是说，不用打开电脑，掏出手机刷一眼，就知道现在库存在不在红线下面。

四、第3步：装个机器人，让群里直接弹消息

标红有个前提：你得去看表。机器人把这个前提也干掉了——它主动来找你。

操作路径：多维表格右上角 → 自动化（机器人） → 新建 → 设计按钮：

• 触发方式：点击按钮时

• 执行动作：发送消息到指定企业微信群

消息内容引用字段：物料编码、物料名称、库存状态、现存量、安全库存

回到「物料档案表」，你会发现表里已经有一个按钮字段（前面搭表时预留的），点击它，这条预警就推到了群里。

图4：机器人配置界面——触发"点击按钮时"，动作"发送消息到企业微信群"

群里的效果长这样：一条消息，物料名称、当前库存、安全库存清清楚楚。

图5：企业微信群——收到的库存预警消息卡片

从此以后，仓库主管、采购、老板在一个群里。哪个料要断，点一下按钮，全员同步。不用开会，不用催报表。

五、做完的效果

改造前后对比：

三步配置加起来不超过10分钟：一个公式字段、一条条件格式、一个机器人按钮。

到这里，WMS-1.0的库存闭环就齐了：入库有记录，出库有记录，现存量自动算，低了自动红，红了能喊人。

最后说一句

这套WMS我打算连更30天，从一物一码讲到库存闭环，每一步都能照抄。今天这篇是预警模块，前面的入库、出库、库位编码在我的主页都能翻到。

下一篇预告：预警消息怎么定制得更"人话"一点——按物料分类发不同群，成品告急发老板群，辅料告急发采购群。

术语解释

安全库存：为了防止断料，每个物料都设的一条"最低库存红线"。库存掉到红线以下，就该补货了。

条件格式：表格里"满足条件就自动变样式"的功能。比如库存低于红线整行变红，不用人工刷颜色。

XLOOKUP：跨表查找函数。拿着编码去另一张表里找对应的值，类似查字典：用词找释义。

企业微信群机器人：能自动往微信群里发消息的程序，这里用来推送库存预警。

公式字段：多维表格里一种"自动计算"的列，值由公式算出来，源数据一变它就跟着变。

古老师（古哥计划）｜中小制造数字化专家｜金山 KVP（金山办公最有价值专家）｜金山多维表格应用场景专家｜金山 WPS 社区优秀创作者

深耕中小制造业数字化落地，擅长用 WPS 多维表格 + AI 低代码方案，帮工厂快速搭建进销存、生产计划、质量追溯等轻量化系统。不用复杂 IT，低成本落地，已服务数百家制造企业，实战经验丰富。

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本文由 AI 辅助创作

工具：AI 灵犀专业版

模式：Pro 模式（智能判断模型）