智慧分享|应用技巧:按所属部门动态展示数据

师言365

@金山办公

产品:智能表格
💡

应用场景

在智能表格中填报台账时,希望每位员工能够查看本部门相关数据,不同部门之间数据隔离,传统方法是按部门创建多个台账并单独分享给每个部门

部门数量众多,创建多应用工作量大

多个应用多个链接,管理和维护困难

🔑

解决方案

在智能表格中巧妙运用关联引用字段实现“自动识别”,同一个应用、展现不同的部门视角

一个链接适用全员,应用更便捷

跨部门数据动态隔离,管理更轻松

所有部门的全量数据

员工A(销售三部)视角

员工B(销售二部)视角


一、建立员工与所属部门的双向关联

1.创建基础数据表

新建两张数据表新建「智能表格」,新建“通讯录”和“部门列表”数据表,分别录入部门和员工清单

“通讯录”数据表

“部门列表”数据表

2.员工关联引用所属部门

关联引用部门在“通讯录”数据表中,手动关联“部门列表”数据表,并引用“部门”字段

手动关联“部门列表”数据表

引用“部门”字段

添加部门数据手动为员工关联对应部门信息

为员工匹配部门

员工与部门对应

3.部门自动获取下属员工

反向关联引用“部门列表”数据表被手动关联之后,会自动生成一个反向关联字段“关联:通讯录”,然后通过引用“姓名”字段,即可自动获取本部门全体成员

引用“姓名”字段

成功获取本部门全体成员


二、在销售数据管理中,按部门动态展现数据

1.创建“销售总表”数据表

获取填写人在“销售总表”数据表中,新建「创建人」字段,自动获取填写人姓名

新建「创建人」字段

自动获取部门根据填写人姓名,自动关联引用“通讯录”数据表,获取其对应所属部门

关联“通讯录”数据表

引用“所属部门”字段

获取部门成员再根据所属部门,自动关联引用“部门列表”数据表,获取其所在部门的成员

自动关联“部门列表”数据表

引用「部门成员」字段

2.创建动态筛选部门的台账应用

创建台账基于“销售总表”创建“员工填报”台账应用

筛选部门“部门成员”字段包含“我”所在部门所有成员,其中也包括“我”,因此将“部门成员”字段筛选为「我(当前登录用户)」,即可动态筛选出“我”所在部门的全部数据

将“部门成员”字段筛选为「我(当前登录用户)」

仅显示当前登录用户所属部门(销售三部)的全部数据

3.员工查看所属部门所有记录

隐藏辅助字段关联和引用作为辅助字段无需展示,在要展示的字段中取消勾选即可

隐藏字段

权限设置设置可查看的记录为「所有记录」、可编辑记录为「仅自己的记录」

编辑记录权限设置

分享应用将“员工填报”台账分享给各销售部门,员工可以在台账中添加记录填报每日销售数据,同时,可以查看自己所在部门的所有记录,但只能编辑自己创建的记录

员工A(销售三部)视角

员工B(销售二部)视角


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