⭐智慧校园：教务管理的提效助手
@金山办公
教务管理的实用利器
🏫一、院校管理
1.会议日程一键预约
在学校中每周都会召开大大小小的会议，一般举办会议，要在群里通知到会人、一个个确认到会情况，再与指定人员预约好会议室，最后手动创建线上会议的链接...一连串耗时麻烦的步骤，在下一周还要周而复始地开始。
而在【金山日历】能将整个开会事项简化，只需创建日程，即可完成通知到人，预约会议室和创建线上会议三个步骤，一举三得，减轻工作负担，同时会议日程在日历中可一目了然，管理起来更轻松。同时，金山日历还支持重复事项，只需设置一次，在下周还会重复，无需重新设置，大大解放时间和精力。
操作步骤
1.在WPS Office 客户端或金山文档中，打开金山日历；
2.在目标日期添加日程；
3.设置标题、时间、参与者等。
金山日历
2.数据收集汇总与分发
在高校中，数据收集、汇总和分发往往面临一些挑战。传统的数据收集和汇总方法，如Excel表格、纸质记录等，效率低下，容易出错，且难以实时更新。大量的数据往往难以进行有效管理，容易造成数据混乱、遗漏或重复。全校数据缺乏统一规范，没有形成统一的数据标准，导致数据难以共享和利用，难以发挥数据的真正价值。数据的分发也是一大难题，如何做到将与之相关的数据分发到给相关的成员，数据的私密性如何保护，接下来我们看看【轻维表】如何帮我们实现数据的快速收集、汇总及分发吧。
2.1数据收集
方式一：在轻维表中配置需收集的字段信息后，添加表单视图，将表单视图链接分享出去即可，收到链接成员点击链接填写后自动回传到总表当中。
【表单视图】收集
方式二：在轻维表【联系人字段】中提前设置好相关成员，筛选设置为当前登录用户，然后分享该视图出去，指定成员收到链接后仅可填写与自己相关的数据信息，其余信息无法看见，保障了数据的隐私安全。
仅当前登录用户可编辑
2.2数据汇总
方式一：可通过金山表单or轻维表or智能表格收集数据后，在轻维表中可选择【从其他数据源同步】
，后续数据源如有数据更新，会自动同步到当前轻维表当中。
方式二：在轻维表中【从已有数据导入】可云端文件如多人协作填报后的在线表格或之前存储在电脑端历史表格文件导入到轻维表当中实现快速汇总。
2.3数据分发
在轻维表中通过添加查询视图，然后配置查询项即可实现定向查找所需数据详情。
查询视图，通过定义可筛选条件、显示哪些字段，创建一个查询记录的页面。主要用于数据发布、公示的场合，譬如 产品信息查询、人员信息查询、项目公开信息查询、成绩查询 等。
🏃二、团学组织管理
1.新生信息智能管理
1.1新生入学注册
在过去，大学新生入学注册可能会涉及许多繁琐的工作，例如我们要手动收集和处理学生信息，学生需要提供各种证明文件和材料，需要手动接收、审核和存储这些材料。学费缴纳需要学生到财务处排队、填写缴费单、缴费、打印收据等，老师也需要手动记录和处理这些信息。
现在，利用【金山表单】可以有效地解决这些痛点：
自动化信息收集和处理：通过在线表单，学生可以自行填写个人信息例如返校情况登记，个人信息提交等，系统可以自动分类、整理和归档这些信息，减轻老师的工作负担。
电子化文件和证明材料：学生可以通过上传电子文件的方式提交证明材料，老师可以随时查看和审核这些材料，同时也方便后续的存储和管理。
| 🔔 | 表单的优势：
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操作步骤：
1.打开金山文档客户端或网页端，点击“新建”一“表单”一“新建空白表”；
2.修改标题、描述；
3.设置姓名、学号、手机号码、身份证等题型，并把题型设置为“必填”；
4.创建好表单后，点击“完成创建”，将链接分享至学生群收集信息即可。
1.2开学迎新手册
在过去，制作开学报到通知书、迎新手册等都需要用word文档去进行撰写，且需要对文档样式和排版效果进行设置，较为繁琐，美观度也不尽如人意。现在使用智能文档，排版更轻松，且可以容纳丰富的协作矩阵元素，支持的内容更加地丰富。
✅支持文字、表格、演示、PDF常用Office办公软件格式
✅支持表单、待办、流程图、思维导图等新办公软件格式
✅ 支持图片、音频、视频、地图等互联网新媒体格式
操作步骤：
1.打开金山文档，"新建”>“文档"；
2.输入主题、人员、日程等内容，完成基本框架搭建；
3.在【插入】按钮下可根据需要进行添加日期、云文档、表情、思维导图等等。
| 🔔 | 小提示： 在 智能文档中输入符号“@”，可以插入联系人、云文档或时间；@联系人，可以指定人跟进事项，同时消息提醒对方；@云文档，可插入各类文件，如文档、图片等，便于链接跳转；@时间，可以规范输入时间格式。 |
智能文档
2.活动策划精细管控
2.1活动策划一键输出
| 👉 | 智能文档功能特性 面向屏幕设计：取消分页让信息更连贯，并且文档是“活”的，实时保存、操作留痕 轻排版重协作：界面与排版化繁为简，将待办、日程、评论、@人等功能全平台打通 丰富插入对象：文档是富容器，万物皆可承载，All in One，轻松表达创意和想象力 |
操作步骤：
在WPS Office或金山文档中单击【新建】选择智能文档，在新建页面中可选择从AI模板中进行创建，利用AI帮我们快速创作一份文档；也可以选择新建空白智能文档，在空白处输入“/”即可调起AI供我们使用。
在AI模板中能根据输入条件的内容进行精准判断我们所需类型的文案，如选择【社团活动策划书】，我们则可以根据给出框架内容进行填写相关内容即可一键生成，如不满意还可以重新生成。
2.2多人协作定稿审批
多人协作调整完成整个方案后，每个成员可对自身负责的部分进行自查，如无误可通过【文档定稿】功能确认，定稿之后再通过【审批】由本次活动负责人进行内部审批，省去一个个发送文件和信息的烦恼也避免了定稿期间出现内容更改，导致版本错乱的问题。对比以往通过发文件发信息来回确认的方式，使用【文档定稿】功能有以下好处👇
| 💡 | ✅定稿信息跟随文档显示，让他人知道文档已定稿。 ✅定稿文档被修改后有相应提示，篡改可知。 ✅支持多人确认定稿，可用于文档审批。 ✅支持多次定稿，可追溯文档变迁历程 |
在线定稿
1.文档编写完成并保存后，点击[审阅]选项卡一[文档定稿] ;
2.在文档定稿功能页点击[发起定稿]；
3。在定稿详情页点击[分享]一设置分享规则一将链接发送给他人进行确认即可。
文档定稿
在线审批：
文档定稿后，可[发起审批]；
在文档审批详情页设置[审批标题][审批流程]等；
提交后会通过消息通知审批人审批，也可直接发送分享链接给相关人员。
在线审批
2.3活动任务分配到“人”
传统办公中的活动任务分配常常面临任务分配通常需要人工操作，对于大型项目或组织，这可能会非常耗时且容易出错，任务分配后，团队成员需要在各自的记录中跟踪任务，这可能会导致信息分散和更新不一致。
轻维表是一款以表格为基础，同时引入了数据库理念的「全新协作效率应用」。轻维表提供了一个集中的平台，团队成员可以在其中查看和更新任务信息，确保信息的及时性和一致性。通过轻维表，相关成员可以直观地看到分配给他们的任务，无须进行额外的沟通，从而降低沟通成本。在轻维表内，你可以使用特定的联系人字段来解决这个问题。例如当我们把这项任务分派给某位成员来负责处理时，那么指定成员就会立刻收到一条系统提示信息，第一时间通知他关注这项任务，再也不用担心任务分派以后没人跟踪啦。
操作步骤：
在WPS Office 客户端或金山文档中新建【轻维表】；
在轻维表中添加【文本】【单选】【日期】【联系人】等字段；
在联系人字段中可根据相关的任务安排，选择该任务的负责人，点选后即可完成任务分配，对方会及时收到通知。
任务拆解
3.物资库存快速申领
3.1库存管理系统
在传统的办公中，物资申领、入库和管理是一个繁琐的过程，涉及许多人工操作和纸质文件处理。通常，当员工需要申领物资时，他们需要填写纸质申请表格，然后提交给物资管理人员。当物资到达时，管理员需要手动记录物资的数量、种类和状态等信息，这是一个耗时且容易出错的过程。由于大部分的物资管理都是手动进行的，所以物资的实时状态可能并不清晰。用轻维表进行物资库存管理可以提高效率，减少错误，让物资管理变得更加透明和高效。
| 👉 | 优势 ✅在线操作：通过轻维表，物资的申领、入库和管理都可以在线上进行，大大提高了操作的便利性。 ✅数据自动化：轻维表可以自动记录物资的数量、种类和状态等信息，减少了人工操作和错误的可能性。 ✅实时更新：所有的数据都可以实时更新，管理员可以随时查看物资的最新状态。 ✅便于协作：如果多名管理员需要同时管理物资，轻维表也可以很好地支持多人协作。 |
操作步骤
在WPS 客户端或金山文档中新建轻维表；
根据需要添加【入库明细】【出库明细】【库存银行】等数据表；
设置好所需要的字段类型，在【库存银行】中可设置关联引用等字段将出库、入库等关键数据引用过来方便后续的统计及查看总库存。
库存管理
